Canllawiau Ymddygiad mewn Cyfarfodydd

Cynnal Cyfarfod

Trefnu cyfarfodydd ymlaen llaw

Gwnewch yn siŵr eich bod yn gwahodd y bobl iawn i gyfarfod. Ceisiwch osgoi gwahodd llawer o bobl ar sail 'rhag ofn'. Trefnwch gyfarfodydd gymaint ymlaen llaw ag sy'n bosibl er mwyn rhoi digon o rybudd i bobl.

Ceisiwch beidio â threfnu cyfarfodydd un ar ôl y llall. Rhowch amser i bobl gael hoe rhwng cyfarfodydd.

Bydd cydweithwyr sydd ag amserlenni amrywiol yn gwerthfawrogi eich bod yn meddwl ynghylch pryd y dylid cynnal y cyfarfod.

Llunio agenda / Strwythuro cyfarfodydd

Mae llunio'r agenda yn arbennig o bwysig ar gyfer cyfarfodydd rhithwir gan fod hynny’n caniatáu i'r rhai sy'n bresennol ddeall diben y cyfarfod a pham eu bod yno. Mae hyn yn arbennig o ddefnyddiol i bobl fwy mewnblyg gan ei fod yn caniatáu iddynt baratoi ar gyfer y cyfarfod a theimlo'n gyfforddus yn cyfrannu.

Bod yn brydlon i groesawu'r rhai sy'n mynychu

Mae'n bwysig eich bod yn dod i'r cyfarfod yn brydlon, neu'n well byth, yn gynnar. Drwy wneud hynny, gallwch groesawu'r rhai sy'n mynychu i'r cyfarfod a chaniatáu rhywfaint o rwydweithio a sgwrsio hamddenol cyn i'r cyfarfod ddechrau. Mae hwn yn gyfle da i ddal i fyny gyda phawb. Nid yn unig y bydd yn hybu ymgysylltu, ond mae hefyd yn helpu i feithrin a chryfhau perthnasoedd gwaith.

Gofyn i'r rhai sy'n bresennol gyflwyno eu hunain

Cofiwch yn ystod cyfarfodydd rhithwir efallai na fyddwch yn gallu gweld pawb sy'n bresennol ar y sgrin ar yr un pryd, felly mae'n ddefnyddiol os gall pawb gyflwyno eu hunain ar y dechrau. Bydd rhoi'r cyfle hwn i bobl ar ddechrau cyfarfod yn eu gwneud yn fwy tebygol o gyfrannu'n nes ymlaen a bydd hefyd yn caniatáu i'r rhai sy'n bresennol gyflwyno eu hunain gan ddefnyddio'r enw sydd orau ganddynt.

Annog pawb i gyfrannu

Mae'n arfer da gwneud yn siŵr bod pawb yn gallu cyfrannu yn ystod unrhyw gyfarfod, ond yn fwy felly wrth weithio'n rhithwir, gan y gall fod yn anodd sylwi ar iaith y corff ac awgrymiadau di-eiriau. Mae'n bwysig rhoi cyfle i bobl lai siaradus gyfrannu.

Ystyried llesiant y rhai sy'n bresennol yn ystod cyfarfod

Rhowch ystyriaeth i hyd y cyfarfod. Cadwch at yr amser a bennwyd. Efallai y bydd gan bobl ymrwymiadau eraill yn eu dyddiadur, felly caniatewch 15 munud rhwng cyfarfodydd.

Gwnewch yn siŵr eich bod yn caniatáu amser ar gyfer egwyl neu sesiwn sefyll yn ystod cyfarfodydd hirach fel y gall staff ail-lenwi eu diodydd, cael byrbryd, ymestyn neu fynd i'r tŷ bach.

Mynychu Cyfarfod/Hyfforddiant

Paratoi ar gyfer eich cyfarfod

Profwch eich holl dechnoleg cyn y cyfarfod (e.e. sicrhau bod y fideo yn gweithio, bod y Wi-Fi wedi'i gysylltu, ac ati).

Darllenwch yr agenda cyn y cyfarfod, os cafodd ei darparu.

Gwnewch yn siŵr bod eich dyfais a'ch cadair ar uchder cyfforddus.

Sicrhau bod yr hyn sydd yn y cefndir yn briodol

Meddyliwch am yr hyn sydd y tu ôl i chi pan fyddwch yn gosod eich camera. Os nad ydych am i'ch cydweithwyr weld eich golch / casgliad o ffigurau Star Wars, symudwch nhw neu ystyriwch leoliad gwahanol. Mae Microsoft Teams hefyd yn eich galluogi i newid eich cefndir drwy'r botwm dewislen ar y bar offer fideo a fydd yn helpu i guddio'r hyn sydd y tu ôl i chi.

Gwisgo'n briodol

Gall gweithio o bell olygu nad ydych bob amser yn gwisgo dillad "swyddfa", ond dylech ddangos parch at y bobl eraill sy'n bresennol drwy ystyried sut rydych yn cyflwyno eich hun yn ystod cyfarfodydd rhithwir.

Defnyddio eich fideo

Pryd bynnag y bo modd, defnyddiwch eich fideo. Mae'n haws meithrin perthnasoedd os gallwch weld yr unigolyn rydych yn siarad ag ef.

Tawelu eich meicroffon

Cofiwch dawelu eich meicroffon oni bai eich bod yn siarad. Os na fyddwch yn tawelu eich meicroffon, efallai y bydd y bobl eraill sy'n bresennol yn gallu clywed pob sain ar eich ochr chi, fel anadlu, pesychu neu synau eraill yn y cefndir. Dim ond pan fyddwch yn cyfrannu'n uniongyrchol at y cyfarfod y dylech ddad-dawelu eich meicroffon.

Gwisgwch eich clustffonau

Mae cynnal cyfrinachedd yn ystod galwad ar-lein yn eithriadol o bwysig.  Bydd gwisgo'ch clustffonau yn helpu i leihau achosion o dorri cyfrinachedd yn ogystal â boddi unrhyw sŵn cefndirol.  Os oes angen i chi archebu clustffonau, mewngofnodwch gais prynu drwy'r porth hunanwasanaeth TG.

Codi eich llaw

Yn ystod cyfarfod, gallwch godi llaw rithwir i hysbysu pobl eich bod am gyfrannu a hynny heb dorri ar draws y sgwrs. 

Cliciwch ar yr eicon llaw i godi eich llaw a bydd cyflwynydd y cyfarfod yn derbyn hysbysiad bod eich llaw wedi'i chodi. Bydd hyn yn ei alluogi i roi cyfle i chi siarad ac osgoi nifer o bobl yn siarad ar yr un pryd.

Defnyddio'r nodwedd sgwrsio

Gellir defnyddio'r nodwedd sgwrsio ar gyfer anfon dolenni perthnasol, rhannu dogfennau, awgrymu rhywbeth neu ofyn cwestiwn.

Bod yn bresennol a chyfrannu

Fe'ch anogir i beidio ag amldasgio, gan y gallech golli ffocws a gall eich sylw gael ei dynnu. Canolbwyntiwch ar y cyfarfod dan sylw. Ceisiwch osgoi defnyddio eich ffôn neu'ch bysellfwrdd a chadwch y tabiau angenrheidiol ar agor yn unig.

Siarad yn glir ac yn gryno

Mae'n bwysig siarad yn glir ac yn gryno. Bydd ynganu eich geiriau yn bwysig er mwyn i bawb allu eich deall os bydd y meicroffonau neu'r seinyddion yn aneglur.

Rhannu eich sgrin

Gallwch rannu eich sgrin i ddangos unrhyw ddogfennau a delweddau perthnasol. Fodd bynnag, pan fyddwch yn rhannu eich sgrin, byddwch yn colli'r gallu i weld pawb yn y cyfarfod, felly byddwch yn ymwybodol os yw pobl yn codi eu dwylo – ceisiwch beidio â rhannu eich sgrin yn ormodol.