Tîm Cwynion Corfforaethol

Deall y Broses Gwyno

Mae'r adran hon yn esbonio sut y mae'r Cyngor yn delio â chwynion a sut y dylai cydweithwyr gofrestru a rheoli cwynion er mwyn sicrhau bod yna ddull cyson ar draws pob gwasanaeth.

Rhaid delio â phob cwyn yn unol â Pholisi Cwynion y Cyngor a'r wybodaeth a gyhoeddir ar wefan y Cyngor.

Beth yw Cwyn?

Mae cwyn yn fynegiant o anfodlonrwydd am wasanaeth a ddarperir gan y Cyngor, lle mae cwsmer yn credu ein bod wedi methu â bodloni safon ddisgwyliedig.

Gall hyn gynnwys anfodlonrwydd ynglŷn â'r canlynol:

• Ansawdd gwasanaeth
• Oedi neu fethu â darparu gwasanaeth
• Cyfathrebu gwael
• Methu â dilyn polisi neu weithdrefn

Beth nad yw'n gŵyn?

Mae rhai materion yn dod y tu allan i'r broses gwyno gorfforaethol a rhaid delio â hwy trwy lwybrau eraill.

Mae’r rhain yn cynnwys:

• Ceisiadau am wasanaeth (e.e. rhoi gwybod am ddiffyg)
• Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth neu Geisiadau gan Wrthrychau'r Data  
• Hawliadau yswiriant
• Cwynion Gwasanaethau Cymdeithasol
• Materion cyflogaeth neu Adnoddau Dynol
• Cwynion am Aelodau etholedig neu ysgolion 
• Apeliadau statudol (e.e. penderfyniadau cynllunio neu ddirwyon parcio)

Os nad ydych yn siŵr a yw mater yn gŵyn, cysylltwch â'r Tîm Cwynion Corfforaethol am gyngor cyn symud ymlaen.

Y Camau Cwynion

Cam 1: Datrysiad Anffurfiol

Nod Cam 1 yw datrys cwynion yn gyflym ac yn lleol.

• Dylid cydnabod cwynion yn brydlon
• Dylai gwasanaethau geisio datrys problemau lle bynnag y bo modd
• Yr amserlen darged yw 10 diwrnod gwaith
• Caiff y Tîm Cwynion Corfforaethol ei hysbysu o bob cwyn a gall ddarparu cyngor a chymorth

Cam 2: Ymchwiliad Ffurfiol

Mae Cam 2 yn cynnwys ymchwiliad ffurfiol i'r gŵyn.

• Cytunir ar ddealltwriaeth glir o'r gŵyn
• Penodir swyddog ymchwilio
• Caiff y dystiolaeth ei hadolygu a gellir ymgynghori â staff perthnasol
• Yr amserlen darged yw 20 diwrnod gwaith, a chaiff diweddariadau eu rhoi os oes angen rhagor o amser 

Cyhoeddir ymateb ysgrifenedig sy'n esbonio'r canfyddiadau, y casgliadau, ac unrhyw gamau gweithredu a nodwyd.

Cofrestru Cwyn

Er mwyn sicrhau cysondeb a thryloywder, rhaid cofrestru pob cwyn drwy'r broses Cwynion Corfforaethol.
Gellir cofrestru cwynion drwy'r ffyrdd canlynol:

• Y ffurflen gŵynion ar-lein ar wefan y Cyngor
• Dros y ffôn
• Yn ysgrifenedig

Ni ddylai cydweithwyr ymchwilio i gŵynion y tu allan i'r broses hon neu gynnal cwynion yn anffurfiol heb gofrestru.

Dysgu o gŵynion

Mae cwynion yn ffordd bwysig o ddysgu a gwella gwasanaethau.

• Caiff canlyniadau a themâu eu hadolygu'n gorfforaethol
• Caiff yr hyn a ddysgwyd ei rannu â gwasanaethau
• Caiff y camau gweithredu eu monitro a'u hadrodd
• Mae data cwynion yn llywio hyfforddiant, canllawiau, a gwelliannau

Hyfforddiant a Chanllawiau ar Gŵynion

Mae'r adran hon yn cynnwys deunyddiau hyfforddi cymeradwy, dogfennau canllaw, a thempledi i helpu cydweithwyr i reoli cwynion yn effeithiol ac yn gyson.

Caiff yr holl ddogfennau yn yr adran hon eu cynnal gan y Tîm Cwynion Corfforaethol.

Llyfrgell Ddogfennau

• Polisi Cwynion
• Nodiadau Cyfarwyddyd i Gydweithwyr – Ymdrin â chwynion ar bob cam
• Cwynion – Ombwdsmon – Atebolrwydd a Chyfrifoldebau
• Rhestr Wirio Cwynion Cam 1
• Cwynion Cam 1 – Templedi Canlyniadau (Dogfen Word)
• Cwynion Cam 1 – Enghreifftiau o Ganlyniadau
• Rhestr Wirio Cwynion Cam 2
• Templed Adroddiad Swyddog Ymchwilio Cam 2 (Dogfen Word)
• Enghraifft o Adroddiad Swyddog Ymchwilio Cam 2

Perfformiad Cwynion Corfforaethol

Mae'r adran hon yn dangos pa mor dda y mae'r Cyngor yn delio â chwynion ac yn helpu i ddod o hyd i ffyrdd o ddysgu ac o wella gwasanaethau.

Caiff y data ei ddiweddaru bob chwarter ac mae'n adlewyrchu perfformiad ar draws y flwyddyn ariannol.

Trosolwg o Berfformiad Chwarterol

Mae'r adran hon yn rhoi crynodeb cyffredinol o:

• Gyfanswm y cwynion a ddaeth i law
• Nifer y cwynion o dan Gam 1 a Cham 2
• A wnaeth y Cyngor ymateb o fewn yr amserlenni
• Canlyniadau'r cwynion

Defnyddir y data i helpu i wella gwasanaethau a'u cadw'n gyson.