Cwestiynau Cyffredin Absenoldeb salwch i rheolwyr

Dylech geisio cysylltu â'r gweithiwr dros y ffôn ar y diwrnod cyntaf o absenoldeb heb awdurdod er mwyn pennu'r rheswm pam ei fod wedi methu â dod i'r gwaith. Dylid cofnodi pob ymdrech i gysylltu, p'un a yw'r rhain yn golygu negeseuon wedi'u gadael ar beiriant ateb neu gyda pherthnasau, neu b'un a ni chafwyd unrhyw ateb wrth ffonio rhif ffôn y gweithiwr. Os oes gennych rif ffôn symudol ar gyfer y gweithiwr, dylid rhoi cynnig ar y rhif hwn yn ogystal â'r rhif llinell dir.

Os bydd yr ymdrechion hyn i gysylltu â'r gweithiwr yn aflwyddiannus, argymhellir eich bod yn ceisio cysylltu â chysylltiadau argyfwng y gweithiwr a nodwyd, a fydd fel arfer yn rhieni, brodyr neu chwiorydd, priod/partner sifil neu bartner.

Os na fyddwch yn clywed unrhyw beth oddi wrth y gweithiwr erbyn yr ail ddiwrnod o absenoldeb heb awdurdod, dylech gynyddu ymdrechion i gysylltu'n ysgrifenedig i roi gwybod i'r gweithiwr ei fod wedi methu â mynychu ar gyfer gwaith ar y dyddiadau perthnasol a heb ddarparu unrhyw reswm dros beidio â mynychu. Dylid dyfynnu'r ymdrechion blaenorol i gysylltu â'r gweithiwr yn y llythyr. Dylid gofyn i'r gweithiwr gysylltu erbyn terfyn amser penodol i gadarnhau ei sefyllfa. Dylai fod yn ddigonol i ganiatáu ychydig ddyddiau ar gyfer cysylltiad. Dylid rhoi gwybod i'r gweithiwr bod absenoldeb heb awdurdod heb reswm da yn drosedd ddisgyblu difrifol, a allai, gan ddibynnu ar yr amgylchiadau, fod yn camymddwyn difrifol posibl.

Yn y pen draw, efallai y bydd y gweithiwr yn torri ei gontract trwy beidio â chydymffurfio â'r polisi Absenoldeb oherwydd Salwch. Fodd bynnag, bydd angen i chi arddangos eich ymdrechion i gysylltu â'r gweithiwr i ymchwilio i resymau ar gyfer y diffyg cysylltiad hwn a bydd angen ystyried unrhyw amgylchiadau lliniarol ar gyfer yr ymddygiad hwn a allai gynnwys salwch difrifol gan gynnwys gallu iechyd meddwl.

Dylid archwilio unrhyw bryderon â'r gweithiwr fel arfer fel rhan o'r 'Cyfweliad Dychwelyd i'r Gwaith.’ Mae trafodaethau o'r fath yn gyfle pwysig i gefnogi'r unigolyn, trwy sicrhau bod unrhyw gymorth/ymyrraeth briodol yn cael ei ystyried a'i roi ar waith cyn gynted â phosibl, yn enwedig oherwydd bod ymchwil yn awgrymu bod ymyrraeth gynnar yn gallu bod yn effeithiol iawn.

Efallai y bydd cadw mewn cysylltiad â gweithiwr sydd i ffwrdd o'r gwaith yn sâl yn dymor hir yn hanfodol ar gyfer lles y gweithiwr ac i osgoi teimladau o unigrwydd neu wrthod. Felly dylech drefnu cyswllt rheolaidd â'r gweithiwr absennol. Mae hyn yn debygol o gynyddu'r tebygolrwydd y bydd y gweithiwr yn dychwelyd i'r gwaith yn gynt yn hytrach nag yn ddiweddarach.

Efallai ni fydd gweithiwr eisiau siarad â'i reolwr pan fydd i ffwrdd o'r gwaith yn sâl am amrywiaeth o resymau. Gallai hyn fod yn bryder neu embaras oherwydd ei ymddygiad neu emosiynau, neu efallai ei fod yn gweld y rheolwr fel achos ei salwch. Dylid parhau i gynnal cysylltiad, oherwydd bod tystiolaeth yn dangos bod rhywfaint o gysylltiad yn helpu adferiad yr unigolyn, ac yn gwella'r posibilrwydd o ddychwelyd i'r gwaith yn llwyddiannus. Os nad y rheolwr yw'r unigolyn gofal i gadw mewn cysylltiad, yna bydd angen dod o hyd i unigolyn addas i reoli'r absenoldeb salwch.

Oes, gellir llenwi’r ffurflen hunan ardystio yn ystod y cyfweliad dychwelyd i’r gwaith neu, ar gyfer cyfnodau hirach o absenoldeb, yn ystod y cyfarfod cefnogi gweithiwr.

Efallai y bydd hyn yn briodol mewn rhai achosion, er enghraifft bydd rheolwr angen i unigolyn ddarparu 'nodyn ffitrwydd’ neu unrhyw dystiolaeth feddygol briodol arall oddi wrth ymarferydd meddygol cydnabyddedig, os yw'n ceisio ad-dalu cyfnod o wyliau blynyddol oherwydd salwch. Hefyd efallai y bydd rheolwyr yn pennu ei bod yn briodol ymarfer yr hawl hon os credant fod absenoldebau salwch unigolyn yn darlunio patrwm neu angen ymchwiliad.

Mae nodyn ffitrwydd yn weithredol o ddyddiad ei lofnodi. Os caiff nodyn ffitrwydd ei lofnodi gyda'r nos mae'r diwrnod hwnnw wedi'i gynnwys yn y cyfnod mae'r nodyn ffitrwydd yn ei gwmpasu.

Gall y gweithiwr ddychwelyd i'r gwaith ar unrhyw adeg (gan gynnwys cyn diwedd y nodyn ffitrwydd) heb fynd i weld ei feddyg teulu – hyd yn oed os yw ei ddoctor wedi dynodi bod angen ei asesu eto. Fodd bynnag, dylech ymgymryd ag asesiad risg addas mewn perthynas â'r dychwelyd posibl, yn unol â'n dyletswydd gofal, ac os yw'n briodol ceisio cyngor a chanllawiau oddi wrth AD/Iechyd Galwedigaethol.

Mae'n rhaid i chi sicrhau bod yr absenoldeb salwch a gofnodwyd yn cael ei ddiwygio i adlewyrchu dyddiad gorffen cywir yr absenoldeb salwch. Os ydych yn defnyddio'r porth ar y we gallwch ail-edrych ar yr absenoldeb salwch i'r gweithiwr a gwneud y newidiadau gofynnol cyn belled nad ydych wedi cyflwyno'r absenoldeb salwch i'w brosesu. Fodd bynnag, os yw'r absenoldeb salwch wedi cael ei gyflwyno, bydd angen i chi roi gwybod i'r Tîm Absenoldeb i ddiwygio dyddiad gorffen y salwch. Os byddwch yn cofnodi salwch â llaw gan ddefnyddio'r ffurflen absenoldeb salwch yna bydd angen i chi gysylltu â'r Tîm Absenoldeb i wneud yr addasiad.

Efallai y bydd methiant i wneud hyn yn arwain at dalu cyflog yr unigolyn yn anghywir.

Nid yw'r 'nodyn ffitrwydd' yn cynnwys yr opsiwn i feddygon teulu roi gwybod i rywun ei fod yn hollol ffit i weithio. Nid oes angen i aelod o staff fod yn hollol ffit i ddychwelyd i'r gwaith ac ar adegau gellir rhoi addasiadau rhesymol ar waith hwyluso dychwelyd cynharach.

Gall cyflogwyr hunan-ardystio eu habsenoldeb am y saith diwrnod cyntaf, ond mae'n rhaid iddynt ddarparu tystysgrif doctor (nodyn ffitrwydd) ar gyfer absenoldebau hirach. Os yw gweithiwr yn absennol heb nodyn ffitrwydd am fwy na saith diwrnod, efallai y bydd gennym hawl i atal naill ai tâl salwch cytundebol neu dâl salwch statudol (SSP).

Mae gennym hawl i ofyn am wybodaeth resymol i bennu a oes gan y gweithiwr hawl i daliadau salwch. Bydd angen i chi bennu a oes gan y gweithiwr reswm da am beidio â darparu tystysgrif doctor, er enghraifft, derbyniad i'r ysbyty. Fodd bynnag, os nad ydych yn fodlon bod y gweithiwr yn sâl, a thystiolaeth o salwch heb ei darparu bydd angen i chi gysylltu â'ch Swyddog AD i gael cymorth ac arweiniad.

I ddechrau dylech geisio cysylltu â'r gweithiwr dros y ffôn a darganfod pam na ddarparwyd nodyn ffitrwydd. Os yw hyn yn aflwyddiannus, dylech ysgrifennu at y gweithiwr gan fanylu ar y gofynion adrodd ar salwch fel y mae'r polisi absenoldeb salwch yn gorchymyn, gan nodi y gellir atal tâl salwch os na fydd unrhyw dystiolaeth yn cael ei darparu a gall absenoldeb heb awdurdod fod yn fater disgyblu.

Os yw'r gweithiwr yn parhau i beidio â darparu ardystiad, bydd angen i chi gydweithio ag AD oherwydd efallai y bydd yr absenoldeb yn cael ei drin fel absenoldeb heb awdurdod a gweithredir y weithdrefn ddisgyblu.

Ydych, rhan o'r weithdrefn yw sicrhau bod cyfweliad dychwelyd i'r gwaith yn cael ei gynnal cyn gynted â phosibl ar ôl dychwelyd i'r gwaith. Mae hwn yn ofyniad ar gyfer pob rheolwr llinell. Gellir defnyddio'r Cyfarfod Cefnogi Gweithiwr fel cyfarfod dychwelyd i'r gwaith pan mae'r pwynt cyn trothwy wedi'i gyrraedd e.e. 3 achlysur mewn cyfnod 12 mis treigl.

Dangoswyd mai cyfweliadau dychwelyd i'r gwaith yw un o'r ymyraethau mwyaf effeithiol wrth hwyluso presenoldeb dibynadwy gweithwyr. Maent yn arddangos i weithwyr bod y cyflogwr yn sylwi ar ei absenoldebau, gan ei annog i beidio â bod yn absennol yn achlysurol, ac ar yr un pryd yn rhoi'r cyfle i reolwyr llinell nodi achos(ion) sylfaenol posibl diffyg presenoldeb aml gweithiwr yn gynnar. Pan mae gweithiwr yn gwybod y bydd yn rhaid iddo gyfiawnhau absenoldeb i'r rheolwr llinell, efallai y bydd hyn yn annog y gweithiwr i beidio â chymryd diwrnod i ffwrdd o'r gwaith heb reswm da.

Ni fydd y porth yn annog y rheolwr i drefnu/cwblhau cyfweliad dychwelyd i'r gwaith. Mae hyn yn rhan o'r ymarfer arferol ar gyfer absenoldeb salwch a dylid cynnal cyfweliad dychwelyd i'r gwaith ar ôl unrhyw gyfnod o salwch.

Gellir galw'r Cyfarfod Cefnogi Gweithiwr mewn nifer o achosion.

• Gweithwyr sydd wedi cael 3 achlysur o absenoldeb mewn cyfnod 12 mis treigl.
• Mae amseru 'Cyfarfod Cefnogi Gweithiwr' pan mae absenoldebau'n nifer o ddyddiau neu absenoldeb parhaus yn fater o farn, ond pan mae gan yr unigolyn 10 diwrnod neu'r hyn sy'n cyfateb i bythefnos o absenoldeb (e.e. 4 diwrnod i rywun sy'n gweithio wythnos 2 ddiwrnod.)
• Os ystyriwch fod cofnod absenoldeb yn dechrau ffurfio patrwm annerbyniol e.e. absenoldebau sy'n ffinio gwyliau

Nid oes unrhyw ofyniad i roi rhybudd ar gyfer y Cyfarfod Cefnogi Gweithiwr ond efallai y bydd ychydig o rybudd yn ddefnyddiol er mwyn i bob parti deimlo eu bod yn cael y gorau o'r cyfarfod. Fel arfer dylai fod yn gyfarfod 'un i un' ond efallai y bydd sgyrsiau dros y ffôn yn briodol pan mae gweithiwr ar absenoldeb parhaus neu yn achos gweithwyr sy'n gweithio mewn lleoliad arall. Sylwch ni fyddai'r trefniant hwn yn briodol ar gamau ffurfiol y weithdrefn, pan ddylai pob gweithiwr fynychu'r cyfarfod. Dylid rhoi saith diwrnod calendr o rybudd ysgrifenedig ar bob cam o'r weithdrefn ffurfiol a dylid atgoffa'r gweithiwr am yr hawl i gael cynrychiolydd undeb neu gydweithiwr gydag ef.

Os oes gennych fynediad at y system hunan wasanaeth ar y we ‘My View’ gallwch weld absenoldeb pob aelod o staff sy'n adrodd i chi'n uniongyrchol ar y porth.

Os ydych yn defnyddio'r porth ar y we ac wedi mewnbynnu ychydig o wybodaeth yn anghywir, er enghraifft, dewis y dyddiad diwedd anghywir - cyn belled nad ydych wedi cyflwyno'r manylion absenoldeb byddwch yn gallu cael mynediad at y cofnod a gwneud y newidiadau gofynnol.

Fodd bynnag, os rhowch wybod i ni am salwch gan ddefnyddio'r ffurflen absenoldeb salwch neu os ydych eisoes wedi pwyso ‘submit’ yna bydd angen i chi gysylltu â'r Tîm Absenoldeb a fydd yn gwneud y diwygiad gofynnol i chi.

Bydd rhybudd e-bost awtomatig yn cael ei anfon yn rhoi gwybod i chi am y canlynol:

• 4 absenoldeb salwch neu fwy mewn 12 mis

Hefyd bydd angen i chi fod yn ymwybodol o'r canlynol:

• 10 diwrnod neu fwy o absenoldeb salwch neu fwy mewn 12 mis
• 15 diwrnod o absenoldeb salwch mewn cyfnod 12 mis treigl
• Absenoldeb cyn neu ar ôl gwyliau blynyddol

Absenoldeb cyn neu ar ôl Gŵyl Banc

Chi sy'n gyfrifol am sicrhau bod y RTWID yn cael ei fewnbynnu ar ôl y cyfweliad. Bydd hysbysiad e-bost awtomatig yn cael ei anfon at y tîm absenoldeb yn rhoi gwybod bod RTWID ar goll ar gofnod gweithiwr. Bydd y tîm absenoldeb yn cysylltu â chi ac yn gofyn am yr RTWID er mwyn diweddaru cofnod y gweithiwr.

Gallwch, os defnyddiwch y system hunan wasanaeth ar y we ‘My View’.

Dylech sicrhau bod gweithwyr sy'n adrodd yn uniongyrchol i chi yn gwybod i bwy i roi gwybod am eu habsenoldeb salwch ar adegau pan na fyddwch ar gael.

Bydd y 'nodyn ffitrwydd' yn nodi dyddiad gorffen yr absenoldeb a dylid cofnodi hwn ar gyfer yr unigolyn. Ar gyfer gweithwyr sy'n gweithio'r un dyddiau/oriau bob wythnos, bydd angen i chi fewnbynnu'r dyddiad olaf o salwch fel y diwrnod cyn i'r gweithiwr ddychwelyd i'r gwaith. Efallai bod hwn yn ddiwrnod pan na fydd i lawr i weithio, er enghraifft, bydd gan weithiwr amser llawn sy'n dychwelyd i'r gwaith ar ôl salwch ar ddydd Llun â dydd Saul fel diwrnod olaf ei salwch.

Mae Iechyd Galwedigaethol yn argymell dychwelyd yn raddol i'r gwaith ac efallai y bydd angen addasiad i'r amgylchedd neu drefniadau gweithio os yw hyn yn bosibl yn weithredol.

Yn ystod dychwelyd yn raddol, bydd y gweithiwr yn cael ei gyflog llawn arferol.

O 1 Ionawr 2015, mae triniaeth feddygol a ariennir gan y cyflogwr y mae'r gwasanaeth Ffit i Weithio, neu Iechyd Galwedigaethol, wedi'i argymell i helpu gweithiwr i ddychwelyd i'r gwaith wedi'i eithrio o gyfraniadau yswiriant gwladol a threth incwm, hyd at werth £500 fesul gweithiwr fesul blwyddyn dreth.

Mae'n rhaid i'r driniaeth fod i alluogi gweithiwr i ddychwelyd i'r gwaith ar ôl salwch neu anaf, pan mae wedi bod yn absennol am 28 diwrnod yn olynol o leiaf neu pan mae gweithiwr gofal iechyd proffesiynol wedi asesu nad yw'n ffit ar gyfer gwaith, neu efallai'n ffit ar gyfer gwaith os bydd camau penodol yn cael eu cymryd, am 28 diwrnod yn olynol o leiaf. Mae'n rhaid darparu'r argymhelliad yn ysgrifenedig i'r cyflogwr a'r gweithiwr ac mae'n rhaid pennu'r driniaeth feddygol a argymhellir.

Mae'n rhaid i'r unigolyn sy'n gwneud yr argymhelliad fod yn:

• ymarferydd meddygol cofrestredig
• nyrs gofrestredig; neu
• therapydd galwedigaethol, ffisiotherapydd neu seicolegydd cofrestredig â chorff rheoleiddio perthnasol

Mae Deddf Mynediad at Gofnodion Iechyd 1988 yn cwmpasu adroddiadau sy'n cael eu "paratoi gan ymarferydd meddygol sy'n gyfrifol am ofal clinigol yr unigolyn, neu wedi bod yn gyfrifol". Mae diffiniad gofal yn cynnwys archwilio, ymchwilio neu ddiagnosis at ddibenion unrhyw ffurf o driniaeth feddygol, neu'n gysylltiedig â hyn. Felly, byddai hyn yn cwmpasu adroddiadau gan feddyg teulu neu ymgynghorydd y gweithiwr ei hun. Gallai hyn gwmpasu adroddiad gan ymarferydd iechyd galwedigaethol y sefydliad ei hun hefyd os yw'r ymarferydd wedi cymryd rhan yn nhriniaeth y gweithiwr, hyd yn oed triniaeth yn y gorffennol nad yw'n gysylltiedig â chyflwr meddygol presennol y gweithiwr.

At ddibenion tâl salwch statudol, unwaith y mae gweithiwr wedi dechrau gweithio ar ddiwrnod, ni ellir cyfrif y diwrnod hwnnw fel diwrnod o analluogrwydd. Fodd bynnag, os bydd y gweithiwr yn cyrraedd ar gyfer gwaith ac ni fydd yn gwneud unrhyw waith cyn mynd i ffwrdd yn sâl, ystyrir ei fod yn ddiwrnod o analluogrwydd.

At ddibenion Tâl Salwch Galwedigaethol a chofnodi, gan absenoldeb salwch gael ei gofnodi am gyfnodau hanner diwrnod neu ddiwrnod llawn yn unig.  Fodd bynnag, os bydd rhywun yn analluog am gyfnod llai na hynny dylai sicrhau bod ei reolwr yn cael gwybod a'i fod yn hunan-ardystio ar gyfer y cyfnod o salwch.  Bydd hyn yn sicrhau bod y gweithiwr yn cael ei dalu ar gyfer oriau arferol.  Fodd bynnag, dylid nodi y bydd yn cyfrif tuag at drothwy absenoldeb salwch yr unigolyn.

Ni all cyflogwr atal tâl salwch statudol (SSP) gweithiwr sy'n absennol o'r gwaith yn aml oherwydd anafiadau pan mae'r gweithiwr yn bodloni'r amodau cymhwyso perthnasol ar gyfer SSP. Os yw'r gweithiwr yn darparu'r dystiolaeth ofynnol o'i analluogrwydd, mae achos ei anafiadau yn amherthnasol.

Mae'n ymarfer da i Reolwyr Llinell roi gwybod i bobl gweithiwr am unrhyw gyfleoedd o ran swyddi gwag neu ddyrchafiadau, p'un a ydynt yn mynychu'r gwaith ynteu'n absennol. Efallai y bydd gweithiwr ar absenoldeb salwch tymor hir yn gymwys i gael anabledd o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Mae gan weithwyr ddyletswydd benodol i wneud addasiadau rhesymol ar gyfer gweithwyr anabl i osgoi eu rhoi o dan anfantais. Mae'n debygol bod rhoi gwybod i weithwyr anabl ar absenoldeb salwch tymor hir am gyfleoedd o ran swyddi gwag neu ddyrchafiadau yn addasiad rhesymol.

Yn gyffredinol, dylai cyflogwr drin tystysgrif feddygol oddi wrth ddoctor, hyd yn oed o wlad arall, fel tystiolaeth o salwch, oni bai bod tystiolaeth nad yw tystysgrif yn ddilys neu nid yw'r gweithiwr yn analluog.

Bydd unrhyw driniaeth anffafriol o ddynes oherwydd absenoldeb salwch sy'n gysylltiedig â beichiogrwydd yn gwahaniaethu ar sail mamolaeth a beichiogrwydd. Oherwydd bod y cyfnod sy'n cychwyn â dechrau beichiogrwydd dynes ac yn gorffen â'i dychwelyd i'r gwaith ar ôl absenoldeb mamolaeth statudol yn cael ei ystyried yn "gyfnod gwarchodedig", byddai'n annoeth i chi roi unrhyw rybuddion i weithiwr sy'n absennol o'r gwaith â chyflwr sy'n gysylltiedig â beichiogrwydd ar gyfer presenoldeb anfoddhaol. Yn hytrach byddai'n ddoeth i chi ddiystyru pob absenoldeb salwch gwirioneddol sy'n gysylltiedig â beichiogrwydd o unrhyw weithdrefn rheoli absenoldeb sy'n berthnasol.

Bydd gan weithiwr sydd i ffwrdd o'r gwaith yn sâl yn ystod cyfnodau cynnal ei beichiogrwydd hawl i dâl salwch statudol, os yw hi'n gymwys ar ei gyfer, a thâl salwch cytundebol, yn yr un ffordd ag unrhyw weithiwr arall.

Bydd angen i chi sicrhau eich bod yn ymwybodol o hawliau gweithwyr yn ystod beichiogrwydd ac absenoldeb mamolaeth er mwyn sicrhau bod gweithiwr yn y sefyllfa hon yn cael ei thrin â'r radd briodol o barch, cwrteisi a chydymdeimlad.

Dylech gyfarfod â'r gweithiwr ar y diwrnod cyntaf yn ôl, neu cyn y diwrnod hwn, i drafod ei alluoedd, ac adolygu a oes angen darparu unrhyw gymorth neu drefniadau arbennig i ddechrau ai peidio. Dylech ystyried unrhyw argymhellion oddi wrth Iechyd Galwedigaethol. Dylech fod yn ofalus i beidio â gorlwytho'r gweithiwr â gwaith i ddechrau, ond ar yr un pryd sicrhau ei fod yn cael tasgau ystyrlon. Mae dangos i'r gweithiwr y croesewir ei ddychwelyd yn bwysig hefyd.

Nac ydy. Nid yw cyflwyno'r system nodiadau ffitrwydd (a ddisodlodd nodiadau salwch ar 6 Ebrill 2010) yn effeithio ar rwymedigaethau cyflogwyr o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, gan gynnwys y ddyletswydd i wneud addasiadau rhesymol.

Cyngor i'r gweithiwr yw'r cyngor ar nodyn ffitrwydd ac nid yw'n rhwymo'r cyflogwr. Nid yw'r rhan fwyaf o feddygon teulu wedi'u hyfforddi mewn iechyd galwedigaethol. Mae ganddynt amser cyfyngedig i weld cleifion ac yn aml mae ganddynt ddisgrifiad y claf o'r symptomau yn unig.

Mae canllawiau'r llywodraeth ar gyfer doctoriaid (Getting the most out of the fit note: GP guidance) a chyflogwyr employers (Getting the most out of the fit note: Guidance for employers and line managers), yn mynegi'n glir nad yw nodiadau ffitrwydd yn rhwymo cyflogwyr.

Fel rhan o'r broses absenoldeb salwch efallai y bydd Iechyd Galwedigaethol yn gweld unigolyn a bydd angen ystyried unrhyw argymhellion neu addasiadau a argymhellir, a'u rhoi ar waith, os bydd y gwasanaeth yn gallu darparu ar gyfer hyn.

Os ydych yn oruchwylydd neu reolwr newydd, gallwch edrych ar yr hyfforddiant ar-lein a allai fod yn ddefnyddiol. Mae hefyd yn syniad da gofyn i gydweithiwr mwy profiadol am arsylwi ei gyfarfod a / neu iddo fynychu'r cyfarfod gyda chi ar gyfer cymorth. Mae cymorth sylweddol ar gael oddi wrth PMP.

Mae gan Dysgu a datblygu fodiwlau hyfforddi ar-lein a bydd Adnoddau Dynol yn darparu strategaethau dysgu eraill fel hyfforddi a chyngor am reoli achosion. Yn gyffredinol â Chyfarfodydd Rheoli Absenoldeb cam cyntaf a'r Cyfarfod Cefnogi Gweithiwr, mae rheolwyr yn ceisio nodi mecanweithiau cefnogi priodol ar gyfer gweithwyr ac yn gyffredinol nid yw'r cyfarfodydd hyn yn ddadleuol. 

Ar ôl casglu cymaint o wybodaeth â phosibl am yr amgylchiadau, mewn cyfarfod preifat dylech gyflwyno'r ffeithiau ac unrhyw honiadau i'r gweithiwr, gofyn cwestiynau a cheisio egluro unrhyw anghysondebau neu amheuon rhesymol. Fodd bynnag, dylech fynegi'n glir nad yw'r hyn sy'n cael ei gyflwyno i'r gweithiwr yn honiad, ond yn ymgais i wneud y gweithiwr yn ymwybodol o'r sefyllfa sydd wedi codi a rhoi'r cyfle iddo gyflwyno ei ochr o'r stori er mwyn gallu pennu'r gwir.

Efallai bod y Diffiniad Anabledd o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn cwmpasu eich gweithiwr. (gweler y ddolen i Ddeddf Cydraddoldeb 2010.) Nid yw hyn yn golygu bod y gweithiwr wedi'i eithrio o'r gweithdrefnau yn y Polisi Absenoldeb oherwydd Salwch. Fel Cyflogwr mae'n ofynnol i ni wneud addasiadau rhesymol er mwyn cefnogi gweithwyr y gallai fod nodweddion gwarchodedig yn eu cwmpasu. Os na fydd yr addasiadau hyn ar waith gall arwain atoch yn gohirio'r weithdrefn ffurfiol neu gamau diweddaraf y weithdrefn ffurfiol wrth i chi aros am yr addasiadau hynny e.e. addasiad yn yr orsaf waith neu ystyried gweithio hyblyg. Fodd bynnag, os bydd y rhain ar waith dylid dilyn y weithdrefn fel yn achos pob gweithiwr. Gofynnwch i'r tîm AD am fwy o gyngor.

Os oes gan weithiwr salwch critigol sydd â chyfnod adfer hirach, bydd rhywfaint o ystyried yn cael ei wneud cyn cychwyn camau diweddaraf y weithdrefn ond ym mhob achos dylai cysylltiad rheolaidd â'r gweithiwr fod mewn lle a bydd unrhyw wybodaeth y mae'r Uned Iechyd Galwedigaethol yn ei darparu yn cael ei hystyried. Fodd bynnag, mewn rhai achosion efallai y bydd gweithwyr yn symud ymlaen trwy'r broses yn gyflym os oes rhagolwg y bydd dychwelyd i'r gwaith yn annhebygol yn y dyfodol rhagweladwy, ac felly gellir rhyddhau pensiwn yn gynnar i'r gweithiwr. Ffoniwch y tîm AD i gael cyngor pellach.

Mae'r polisi'n dweud y gall aros ar yr un cam o'r weithdrefn oherwydd bod llawer o achlysuron lle mae natur y salwch mor wahanol y byddai angen i reolwyr gael gwybodaeth ychwanegol oddi wrth Iechyd Galwedigaethol.  Fel Awdurdod, gellir tybio y byddai'n annheg petaem yn gweithredu'n frysiog trwy alw cam nesaf i weithdrefn i rym ar unwaith.

Y neges bwysig yw ym mhob achos mae'r gweithiwr yn dal i fod yn y weithdrefn ffurfiol ac ni fydd yn gadael y weithdrefn honno, ar ôl yr adolygiad estynedig 6 mis, nes nad yw ei gofnod absenoldeb dros gyfnod 12 mis yn galw'r broses ffurfiol i rym e.e. dylai gael llai na 4 achlysur i ffwrdd a / neu lai na 15 diwrnod neu'r hyn sy'n gyfwerth i 3 wythnos mewn cyfnod 12 mis.

Yr enghreifftiau a fyddai'n galw'r rhan hon o'r weithdrefn ffurfiol i rym yw lle efallai bod gweithiwr, dros gyfnod hirach, wedi cael nifer o absenoldebau sydd wedi ffinio gwyliau blynyddol neu wyliau banc neu mewn rhai achosion mae gweithwyr wedi, dros nifer o flynyddol, cymryd diwrnodau penodol neu absenoldeb ar yr un adeg bob blwyddyn.

Er y gallai fod yn rhwystredig i reolwr aros hyd ddiwedd y cyfnod rhagnodedig, mae'n bwysig cadw at y weithdrefn o ran y cyfnod adolygu y cytunwyd arno. Efallai y bydd rhai eithriadau ond yn gyffredinol dylid cadw at y cyfnod adolygu o 2 neu 3 mis. Os bydd mwy o absenoldebau'n digwydd yn y cyfamser, efallai y bydd angen gwybodaeth ychwanegol oddi wrth Iechyd Galwedigaethol neu eraill cyn dyddiad yr adolygiad ffurfiol.

Er y gallai diswyddo oherwydd gallu (iechyd) fod yn rheswm teg dros ddiswyddo, bydd angen i'r Awdurdod sicrhau ein bod wedi gweithredu yn deg a rhesymol wrth wneud y penderfyniad hwn. Byddai angen iddynt wirio eich bod wedi dilyn y weithdrefn a bod yr holl ddogfennaeth ofynnol mewn lle. Hefyd bydd angen i chi arddangos, yng ngoleuni'r holl ddogfennaeth feddygaeth ac, yn enwedig, cyngor oddi wrth Weithwyr Iechyd Galwedigaethol Proffesiynol, bod popeth wedi cael ei wneud i gefnogi'r gweithiwr i naill ai ddychwelyd i'r gwaith neu gynnal ei iechyd da ar gyfer presenoldeb mwy rheolaidd yn y gwaith.

Efallai y dymunwch ystyried beth yw effaith absenoldeb y gweithiwr ar yr adran ac ystyried a ydym, fel cyflogwr mawr, wedi gwneud popeth y gallwn o bosibl i'r gweithiwr.

Mae gan bob gweithiwr hawl i'w rybudd statudol ar sail ei flynyddoedd o wasanaeth hyd at uchafswm o 12 wythnos (mae gwahanol drefniadau ar waith ar gyfer athrawon a fydd â chyfnodau prawf statudol penodol). Gellir talu yn lle cyfnod rhybudd mewn amgylchiadau eithriadol iawn.

Efallai y bydd y gweithwyr hynny yn y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol yn cael mynediad at eu pensiynau os bydd y penderfyniad i ddiswyddo oherwydd gallu iechyd yn unig. Mae trefniadau tebyg yn berthnasol i Staff Addysgu.

Yn dilyn diswyddo oherwydd gallu iechyd mae gan y gweithiwr yr hawl i gael y penderfyniad gwreiddiol wedi'i ystyried gan banel apêl swyddogion sydd fel ar fer yn cynnwys Cyfarwyddwr neu swyddog enwebwyd a'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl) neu gynrychiolydd a enwebwyd a fydd yn ystyried y dystiolaeth mewn perthynas â diswyddo.

Bydd y penderfyniad i adolygu yn dilyn y weithdrefn 2il gam a / neu 3ydd cam yn y weithdrefn os peidio â diswyddo yw'r penderfyniad, a/neu yn dilyn penderfyniad i atal tâl salwch galwedigaethol a neu dâl salwch statudol. Er bod y broses yn debyg, efallai y bydd y panel hwn yn cynnwys y Cyfarwyddwr neu gynrychiolydd a enwebwyd â chyngor oddi wrth y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl) neu gynrychiolydd a enwebwyd. Caiff rheolwyr eu hatgoffa i gysylltu â'r Tîm Rheoli Presenoldeb pan fyddant yn ystyried atal Tâl Salwch Galwedigaethol.

Nid yw'r rhain wedi'u cynnwys oherwydd ni ystyrir yn gyffredinol eu bod yn Absenoldeb oherwydd Salwch.  Gwelwch y Polisi Amser i Ffwrdd ar gyfer manylion.

Yn gyffredinol nid yw amser a ddefnyddir ar gyfer apwyntiadau ysbyty/doctor yn absenoldeb â chyflog; dylid defnyddio gwyliau hyblyg neu wyliau eraill ar gyfer yr absenoldebau hyn.

Sylwch pan fydd gweithwyr yn cael eu gwahodd ar gyfer llawdriniaeth dydd ond bydd angen cyfnod o adferiad, ystyrir hyn fel absenoldeb salwch a byddai'n cael ei drin fel unrhyw absenoldeb salwch arall.

Oes, o dan y Gyfarwyddeb Oriau Gwaith Ewropeaidd mae gan weithwyr yr hawl i gludo eu hawl i wyliau statudol ymlaen (28 diwrnod sy'n cynnwys Gwyliau Banc). Sylwch nad yw hyn yn golygu'r hawl llawn i wyliau.

Cysylltwch â'r Swyddog AD perthnasol sy'n cefnogi a fydd yn darparu cymorth.

Cysylltwch â'r Swyddog AD perthnasol sy'n cefnogi a fydd yn darparu cymorth.

Nid yw straen sy'n gysylltiedig â gwaith a salwch sy'n gysylltiedig â straen yn adroddadwy o dan y Rheoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau neu Ddigwyddiadau Peryglus 1995 (RIDDOR). Mae gwefan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch yn esbonio:

Mae hyn oherwydd bod achosion iechyd gwael sy'n gysylltiedig â straen fel arfer yn gymhleth iawn a byddai'n anodd iawn cysylltu cyflyrau â mathau penodol o weithgarwch gwaith. Nid yw hyn yn golygu na ellir codi straen â'r awdurdodau gorfodi nac yn golygu na ellir gwneud cwyn a allai arwain at ymchwiliad. Er nad yw straen sy'n gysylltiedig â'r gwaith yn adroddadwy, mae gan gyflogwyr ddyletswyddau i asesu a rheoli risg iechyd gwael sy'n gysylltiedig â straen sy'n deillio o weithgareddau gwaith.

Yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch: Cyfieithiad o ‘Stress – Frequently Asked Question’.  (Cyrchwyd 12 Mehefin 2015).