Ymchwiliadau

Diweddarwyd y dudalen: 22/08/2024

Rydym yn cynnal ymchwiliadau mewnol yn dilyn ystod o ddigwyddiadau ac achlysuron. Mae’r polisi hwn yn nodi’r weithdrefn i’w dilyn pan fydd ymchwiliad mewnol yn ei gwneud yn ofynnol cael datganiadau tystion gan staff neu gan y rhai sy’n destun yr ymchwiliad neu a allai fod yn destun yr ymchwiliad yn y dyfodol.

Nod y polisi hwn yw sicrhau bod yr holl ymchwiliadau’n cael eu cynnal yn brydlon, mewn modd sy’n deg â phawb sy’n gysylltiedig â’r ymchwiliadau, gan eich galluogi chi neu’r rhai sy’n gysylltiedig â’r ymchwiliadau i ymateb i’r honiadau.

Diben yr ymchwiliad

Nod ymchwiliad yw casglu gwybodaeth i ganfod ffeithiau achos. Bydd hyn yn cynnwys cyfweld â chi a’r holl dystion perthnasol, cymryd datganiadau neu nodiadau cyfarfodydd, cael dogfennau, e.e. cofnodion cyflogaeth, a chysylltu ag asiantaethau, cyrff ac unigolion allanol, fel y bo’n briodol.

Penodi swyddog ymchwilio

Fel arfer bydd swyddog ymchwilio’n cael ei benodi gan eich Cyfarwyddwr neu Bennaeth Gwasanaeth enwebedig yn unol â’r polisi Adnoddau Dynol perthnasol. Lle bynnag y bo’n bosibl, bydd y swyddog ymchwilio’n annibynnol ar y digwyddiad, unrhyw gyflogeion sy’n gysylltiedig â’r ymchwiliad ac yn meddu ar brofiad o gynnal ymchwiliadau. Dan rai amgylchiadau gall fod angen penodi swyddog ymchwilio sydd â chymwysterau proffesiynol, e.e. lle mae’r digwyddiad yn ymwneud â phlant, pobl ifanc neu oedolion sy’n agored i niwed.

Ni fydd yr ymchwiliad yn cael ei gynnal gan y swyddog sy’n gyfrifol am gymryd unrhyw gamau gweithredu ffurfiol sy’n deillio o’r ymchwiliad.

Rheoli Pobl – Ymgynghorydd Adnoddau Dynol

Unwaith y mae swyddog ymchwilio wedi cael ei benodi bydd Ymgynghorydd Adnoddau Dynol yn cael ei neilltuo i gynnig cyngor a chymorth gan y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl) neu gynrychiolydd enwebedig.

Absenoldeb oherwydd salwch yn ystod ymchwiliad

Os ydych yn absennol o’r gwaith oherwydd salwch nid yw hyn wastad yn golygu nad ydych yn ffit i roi datganiad. Efallai y bydd angen cael cyngor gan Ymgynghorydd Iechyd Galwedigaethol i asesu eich ffitrwydd i gael eich cyfweld. Bydd yr Ymgynghorydd Iechyd Galwedigaethol yn gofyn ichi gydsynio i ryddhau’r wybodaeth ar ôl yr atgyfeiriad.

Lle mae Ymgynghorydd Iechyd Galwedigaethol yn cadarnhau nad ydych yn ffit i gael eich cyfweld neu i wneud datganiad, gallwch ofyn i gynrychiolydd undeb llafur cydnabyddedig neu gydweithiwr siarad ar eich rhan neu gyflwyno datganiad ysgrifenedig.

Os na fyddwch yn cadw’r apwyntiad gyda’r Ymgynghorydd Iechyd Galwedigaethol neu os byddwch yn gwrthod cydsynio i ryddhau’r wybodaeth, bydd penderfyniad ynghylch parhau â’r ymchwiliad ai peidio’n cael ei wneud ar sail yr wybodaeth sydd ar gael.

Hysbysiad o ymchwiliad

Os mai chi yw’r unigolyn yr ymchwilir iddo dylech gael eich hysbysu’n ysgrifenedig bod ymchwiliad yn mynd i gael ei gynnal a’r rhesymau pam.

Yn ystod yr ymchwiliad, os oes angen i honiadau pellach ddod yn rhan o’r ymchwiliad yna mae’n rhaid dweud hyn wrthych yn ysgrifenedig pan ddaw hyn yn glir.

Mewn ymchwiliadau lle nad yw’n glir ar y dechrau a allai unrhyw gamau gweithredu ddilyn ai peidio ond bod hyn yn newid yn ystod yr ymchwiliad mae’n rhaid ichi gael eich hysbysu’n ysgrifenedig.

Cydymaith o’r gweithle

Os mai chi yw’r cyflogai yr ymchwilir iddo gallwch ofyn am gael dod â chydymaith addas o’r gweithle (sy’n annibynnol ar yr ymchwiliad) gyda chi i gyfweliad yn ystod y cam ymchwilio. Gall cydymaith fod yn gynrychiolydd neu swyddog undeb llafur, neu’n gydweithiwr.

Datganiadau

Os gofynnir ichi wneud datganiad fel rhan o ymchwiliad mae’n ofynnol ichi ddarparu’r holl ffeithiau a llofnodi’r datganiad fel cofnod cywir. Byddwch yn cael cyfle i ddiwygio’r datganiad gyda chytundeb y swyddog ymchwilio a/neu i ychwanegu gwybodaeth bellach.

Y swyddog ymchwilio fydd yn gyfrifol am sicrhau eich bod yn cael pob cyfle i ymateb i gwestiynau. Os byddwch yn dewis peidio ag ymateb bydd y swyddog ymchwilio’n parhau â’r ymchwiliad gan ddefnyddio’r wybodaeth sydd ar gael.

Amserlen

Nid yw’n bosibl penderfynu faint o amser fydd yn ei gymryd i gwblhau ymchwiliad mewnol. Fodd bynnag, dylai swyddogion ymchwilio amcanu at ei gwblhau cyn gynted ag sy’n rhesymol ymarferol gan ddibynnu pa mor anodd neu gymhleth yw’r achos.

Diwedd yr Ymchwiliad

Pan fydd y swyddog ymchwilio wedi cwblhau’r ymchwiliad bydd yn darparu adroddiad ar gyfer y Rheolwr Comisiynu a hwnnw’n cynnwys y canfyddiad ac argymhellion.

Bydd y Rheolwr Comisiynu’n darllen yr adroddiad ac yn penderfynu a oes angen unrhyw gamau gweithredu pellach ac yn rhoi gwybod ichi beth yw’r canlyniad. Gallai hyn gynnwys gwneud trefniadau ar gyfer gwrandawiad disgyblu.

Cymorth a chwnsela

Gellir cynnig cymorth a gwasanaeth cwnsela ichi os ydych yn rhan o ymchwiliad, naill ai fel rhywun sy’n destun yr ymchwiliad neu fel tyst. Cysylltwch â’r tîm Rheoli Pobl - Adnoddau Dynol i gael cyngor.

Sicrhau Triniaeth Gyfartal

Mae’n rhaid i’r polisi hwn gael ei gymhwyso’n gyson i’r holl gyflogeion ni waeth beth fo’u hil, lliw, tarddiad ethnig neu genedlaethol (gan gynnwys dinasyddiaeth), iaith, anabledd, crefydd, cred neu ddiffyg cred, oedran, rhyw, statws ailbennu rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, statws rhiant neu briodasol/partneriaeth sifil, beichiogrwydd neu famolaeth.

Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch cydraddoldeb ac amrywiaeth mewn perthynas â chymhwyso’r polisi a’r weithdrefn a geir yma, cysylltwch ag aelod o’r Tîm Adnoddau Dynol a fydd yn sicrhau bod y polisi/y weithdrefn yn cael ei (h)adolygu’n briodol os oes angen.