Secondiad

Mae llawer o fanteision yn deillio o secondiad, sy'n cynnwys:

• galluogi trosglwyddo gweithwyr i feysydd sydd angen adnoddau dros dro neu yn y tymor byr;
• cyfeirio arbenigedd lle mae'r angen mwyaf;
• cefnogi gweithio "ar y cyd" a gwella gwasanaeth drwy weithio gydag Awdurdodau eraill neu brofiad gwaith partneriaeth y gweithwyr a secondiwyd;
• cefnogi datblygiad gweithwyr a hyblygrwydd o ran cyflogaeth;
• cryfhau diwylliant o hyblygrwydd;
• datblygu a rhannu sgiliau a gwybodaeth o fewn ac ar draws ein sefydliad.

Gall secondiadau fod yn llawn-amser neu'n rhan-amser a gallant fod ar sail rhannu swydd. I gael rhagor o fanylion, edrychwch ar Bolisi Rhannu Swydd yr Awdurdod.

• Secondiadau mewnol: symud ar draws - mae hyn yn berthnasol i secondiad o swydd sefydledig i swydd â'r un radd yn yr un gyfarwyddiaeth neu mewn cyfarwyddiaeth wahanol;
• Secondiadau Mewnol: Dyrchafiadau - mae hyn yn berthnasol i secondiad sydd â gradd uwch a/neu sy'n cynnig cyfle i ddatblygu ar lefel uwch;
• Secondiadau allanol/o'r Awdurdod: i sefydliadau sy'n bartneriaid - lle mai'r Awdurdod fydd y cyflogwr o hyd ac felly bydd polisïau a gweithdrefnau'r Awdurdod yn dal i fod yn berthnasol i'r secondai.
• Secondiadau allanol/i'r Awdurdod: o sefydliadau sy'n bartneriaid - lle mai'r Awdurdod yw'r un sy'n cynnal y secondiad ond nid y cyflogwr.

Mae'n ofynnol fod gweithwyr wedi cwblhau blwyddyn o wasanaeth boddhaol.

Fe ddylai secondiadau fod am o leiaf am 12 mis.

Mae'n bosibl y bydd rheolwyr yn ystyried ymestyn cyfnod y secondiad os oes rhesymau gweithredol dros wneud hynny ac er mwyn sicrhau bod y sefydliad yn parhau i ddefnyddio'r sgiliau a'r profiad sydd ar gael yn y ffordd orau posibl. Yn ogystal dylai rheolwyr ystyried a yw'n fwy priodol i'r swydd fod yn swydd barhaol yn hytrach nag ymestyn y secondiad.

Os cytunir mai ymestyn y secondiad sydd fwyaf priodol, dylai'r holl bartïon gytuno ar hyn a dylid diweddaru cytundeb y secondiad er mwyn adlewyrchu'r dyddiad gorffen newydd. Mae'n rhaid i reolwr y Secondai yn yr adran sy'n cynnal y secondiad drafod y bwriad i ymestyn y secondiad gyda rheolwr y rhiant-adran wreiddiol a chael cyngor gan Ymgynghorydd Adnoddau Dynol ynghylch y goblygiadau contractiol yn sgil cytuno i ymestyn y secondiad, cyn cadarnhau ymestyn y secondiad gyda chi.

Os oes achos busnes ar gyfer penodi'r secondai i'r swydd yn barhaol, dylai'r penodiad fel arfer gael ei reoli drwy weithdrefn Recriwtio a Dethol yr Awdurdod gan sicrhau bod y swydd yn cael ei hysbysebu, bod rhestr fer o ymgeiswyr yn cael ei chreu a bod cyfweliadau'n cael eu cynnal os yw'r ymgeiswyr hynny yn bodloni meini prawf y swydd.

Os byddwch yn gwneud cais am y swydd ac yn llwyddo i'w chael, bydd yn rhaid i chi roi rhybudd o'ch bwriad i adael eich swydd barhaol yn unol â'r telerau ac amodau cyflogi. Os na fyddwch yn llwyddiannus, mae'n rhaid i'r Adran sy'n cynnal y secondiad roi rhybudd i chi i ddychwelyd i'ch swydd barhaol yn yr Awdurdod.

Fodd bynnag mae'n bosibl y bydd amgylchiadau eithriadol pan fydd angen i swydd sydd wedi cael ei hysbysebu fel secondiad ddod yn swydd barhaol am resymau gweithredol. Yn y fath amgylchiadau, mae'r Awdurdod yn cadw'r hawl, gan ystyried y sgiliau a'r profiad angenrheidiol ar gyfer y swydd, i benodi'r secondai i'r swydd heb gynnal proses recriwtio bellach a thrwy gytuno ar hynny gyda'r Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl a Pherfformiad) neu'r Ymgynghorydd AD enwebedig.

Dylech drafod y secondiad gyda'ch rheolwr llinell cyn gynted ag y bo modd a gofyn am ganiatâd ganddo cyn gynted â phosibl. Bydd angen cael cymeradwyaeth gan eich rheolwr llinell er mwyn sicrhau y gellir eich rhyddhau chi o'ch swydd bresennol ar sail secondiad.

Mewn achos lle mae eich rheolwr llinell yn gwrthod eich cais am secondiad, gallwch wneud cais am adolygu'r penderfyniad. Mae'n rhaid gwneud hyn cyn gynted ag y bo modd yn dilyn penderfyniad eich rheolwr llinell. Dylech gyflwyno cais ysgrifenedig i'r Pennaeth Gwasanaeth priodol ynghylch adolygu'r penderfyniad gan nodi'r rhesymau dros yr adolygiad o fewn 7 diwrnod calendr ar ôl derbyn hysbysiad ysgrifenedig ynghylch y penderfyniad. Bydd y Pennaeth Gwasanaeth yn adolygu'r penderfyniad o fewn 14 diwrnod calendr ar ôl cael eich cais am adolygiad. Bydd penderfyniad y Pennaeth Gwasanaeth yn derfynol, a chewch wybod yn ysgrifenedig o fewn 7 diwrnod calendr ar ôl cwblhau'r adolygiad.

Ar ôl cytuno ar secondiad, bydd eich rheolwr llinell yn cyfarfod â rheolwr llinell yr adran/sefydliad sy'n cynnal y secondiad i drafod y trefniadau rheoli e.e. pryd y gallwch gael eich rhyddhau o'ch swydd er mwyn dechrau'r secondiad, goruchwylio o ddydd i ddydd, arfarnu ac ati. Argymhellir caniatáu cyfnod o hyd at 4 wythnos ar gyfer eich rhyddhau.

Dylech gytuno ar gynllun datblygiad personol o'r cychwyn cyntaf gyda'r rhiant-adran a'r adran sy'n cynnal y secondiad i gefnogi eich datblygiad a hynny yn unol ag anghenion busnes y rhiant-adran a'r adran sy'n cynnal y secondiad. Bydd hyn yn unol â phroses Arfarnu Helpu Pobl i Berfformio yr Awdurdod.

Os ydych yn weithiwr cyfnod penodol neu'n weithiwr dros dro a'ch bod yn llwyddo i gael secondiad a bod y contract tymor penodol neu'r contract dros dro i fod i ddod i ben cyn diwedd y secondiad, mae'r canlynol yn berthnasol:

• Mae'r rheolwr llinell o'r rhiant-adran yn gyfrifol am drefnu cyfarfod â chi cyn cyflwyno'r rhybudd contractiol angenrheidiol i esbonio'r rhesymau ac i gychwyn y broses o derfynu'r contract cyfnod penodol/dros dro.
• Yr un rheolwr sy'n gyfrifol am drafod eich contract gyda'r rheolwr llinell yn yr adran sy'n cynnal y secondiad ac yn gyfrifol am eich trosglwyddo chi i'r secondiad am gyfnod penodol tan ddiwedd y cyfnod secondiad a gytunwyd.

Dylai eich rheolwr llinell cyfredol a'ch rheolwr llinell yn yr adran/sefydliad sy'n cynnal y secondiad drafod yr ystyriaethau ariannol ymlaen llawn fel rhan o'r broses gymeradwyo a dylid cytuno arnynt cyn dechrau'r secondiad h.y. pwy fydd yn cyllido'r cyflog, yr argostau a chostau cyflogi gweithiwr yn lle'r un sydd ar secondiad?  

Mae nifer o ddewisiadau ar gael yn dibynnu ar y math o secondiad a'r budd posibl i chi, y rhiant-adran/adran sy'n cynnal y secondiad a/neu'r Awdurdod.

Secondiad a gyllidir gan yr adran sy'n ei gynnal: Yn yr achos hwn yr adran/sefydliad sy'n cynnal y secondiad sy'n elwa fwyaf o'r secondiad ac ef/hi felly sy'n gyfrifol am dalu eich cyflog a'ch argostau. Mae'n bosibl y bydd hyn yn digwydd pan na fydd manteision busnes tebygol i'r adran sy'n eich rhyddhau chi i'r adran neu i'r sefydliad sy'n cynnal y secondiad.

Secondiad a gyllidir ar y cyd gan y rhiant-adran a'r adran sy'n ei gynnal: Bydd y rhiant-adran yn cytuno i dalu cyfran o'ch cyflog a'ch argostau. Mae hyn yn debyg o ddigwydd pan fydd y rhiant-adran a'r adran/sefydliad sy'n cynnal y secondiad ill dau yn elwa o'r secondiad.

Secondiad a gyllidir gan y rhiant-adran: Bydd y rhiant-adran yn parhau i dalu eich cyflog a'ch argostau. Mae hyn yn debyg o ddigwydd pan fyddwch chi a'r Awdurdod yn elwa'n sylweddol yn sgil y secondiad.

Ystyriaethau ariannol ychwanegol: Os cewch eich secondio i swydd sydd wedi'i gwerthuso ar radd uwch, byddwch yn derbyn y cyflog priodol am gyfnod y secondiad. Yr adran/sefydliad sy'n cynnal y secondiad fydd yn talu unrhyw dreuliau ychwanegol er mwyn diwallu gofynion y swydd e.e. lwfansau teithio, cynhaliaeth ac ati.

Cynghorir rheolwyr i gael cyngor gan Gyfrifydd perthnasol y Grŵp.

Rheolwr llinell yr adran/sefydliad sy'n cynnal y secondiad sy'n gyfrifol am reoli'r gweithiwr ar secondiad o ddydd i ddydd. Lle cewch eich secondio i sefydliad allanol, yr Awdurdod fydd yn dal yn gyfrifol am eich rheolaeth gyffredinol.

Os bydd materion disgyblu, medrusrwydd, absenoldeb salwch, safonau ymddygiad neu achwyniadau yn codi yn ystod cyfnod y secondiad, cyfrifoldeb y rheolwr llinell yn y rhiant-adran yw cychwyn gweithdrefnau cywir y Cyngor. Mae'n rhaid i'r adran/sefydliad sy'n cynnal y secondiad sicrhau bod unrhyw bryderon yn cael eu trafod gyda chi a'ch rhiant-adran cyn gynted ag y bo modd.

Mae'n bwysig bod y rheolwyr llinell o'r rhiant-adran a'r adran sy'n cynnal y secondiad yn cyfarfod â chi yn gyson i adolygu'r secondiad yn ystod cyfnod y secondiad. Bydd hyn yn galluogi cyfathrebu clir, cytuno ar amcanion yn ystod y secondiad, cynnig cefnogaeth i chi ac yn sicrhau y gellir mynd i'r afael ag unrhyw bryderon cyn gynted ag y bod modd er mwyn i'r partïon perthnasol gael budd o'r secondiad.

Os bydd sefyllfa ailstrwythuro neu ddileu swydd yn digwydd sy'n effeithio ar eich swydd barhaol, cyfrifoldeb y rheolwr llinell o'r rhiant-adran yw sicrhau eich bod yn cael gwybod am y goblygiadau ac yr ymgynghorir â chi a hynny yn unol â Pholisi Ailstrwythuro neu Ddileu Swydd yr Awdurdod, fel sy'n briodol.

Cyfrifoldeb y rheolwr llinell yn y rhiant-adran yw cynllunio i ailsefydlu'r sawl fu ar secondiad pan fydd yn dychwelyd i'w swydd barhaol. Argymhellir trefnu cyfarfod Arfarnu Helpu Pobl i Berfformio er mwyn gwerthuso'r profiad dysgu a gafwyd yn ystod y secondiad ac ystyried sut y gellid gwneud y defnydd gorau o unrhyw sgiliau neu brofiadau newydd yn ei swydd barhaol.

Dylai rheolwyr llinell ystyried y pwyntiau canlynol:

• Sicrhau y cynhelir sesiwn ailsefydlu briodol er mwyn egluro unrhyw newidiadau o ran polisïau a gweithdrefnau;
• Adolygu proffil swydd y gweithiwr er mwyn sicrhau ei fod yn adlewyrchiad cywir o ofynion y swydd ar ôl iddo/iddi ddychwelyd o'r secondiad e.e. newidiadau o ran arferion gweithio;
• Esbonio newidiadau o ran prosiectau a blaenoriaethau gwaith unigolion a'r tîm;
• Sicrhau bod y ffurflenni trosglwyddo priodol yn cael eu cwblhau er mwyn i'r cyflog priodol gael ei dalu i'r gweithiwr pan fydd yn dychwelyd i'r rhiant-adran.

• Ar ôl cytuno ar y secondiad, bydd Tîm Cymorth Adnoddau Dynol Rheoli Pobl yn cyflwyno dogfen newid contract i chi.
• Bydd gwyliau blynyddol yn cael eu hawdurdodi gan yr adran/sefydliad sy'n cynnal y secondiad ond yn unol â'r gwyliau blynyddol sydd wedi'u nodi yn eich telerau ac amodau cyflogi.
• Ar ddiwedd y secondiad, mae gennych yr hawl i ddychwelyd i'ch swydd barhaol.
• Bydd yr oriau gwaith fel y'u nodir yn eich contract cyflogaeth.
• Disgwylir i chi weithio yn unol â pholisïau, gweithdrefnau a chanllawiau'r adran/sefydliad sy'n cynnal y secondiad o ran iechyd a diogelwch.
• Byddwch chi'n dal i dderbyn cyflog a thalu cyfraniadau pensiwn, fel sy'n briodol, drwy gyflogres yr Awdurdod.
• Bydd polisïau cyflogaeth yr Awdurdod yn parhau i fod yn berthnasol i chi pan fyddwch ar secondiad â sefydliad allanol. Mae'r rhain yn cynnwys y Polisi Rheoli Absenoldeb Salwch, y Polisi Disgyblu, Canllawiau ynghylch Safonau Ymddygiad a'r Polisi Achwyniadau.
• Bydd gwasanaeth di-fwlch yn parhau i gronni yn ystod cyfnod y secondiad.
• Gallwch chi, y rhiant-adran a/neu'r adran/sefydliad sy'n cynnal y secondiad roi terfyn ar y secondiad. Dylid rhoi 4 wythnos o rybudd ysgrifenedig i bob parti.
• Mae'n bosib y cymerir camau disgyblu neu y gellir rhoi terfyn ar y secondiad os yw gweithiwr yn torri amodau a thelerau'r polisi secondiadau.