Camau disgyblu

Mae gennych hawl i gael cwmni cydymaith yn ystod holl gamau ffurfiol y weithdrefn hon. Gall cydymaith fod yn:

• cynrychiolydd neu swyddog undeb llafur
• cydweithiwr

Os byddwch yn dewis cael cwmni cydymaith, anfonir copïau o’r hysbysiadau am gyfarfodydd galluogrwydd, nodiadau cyfarfodydd, llythyr ymateb ac yn y blaen at yr unigolyn hwnnw, oni fyddwch yn ein cynghori fel arall, yn ysgrifenedig.

Rhoddir o leiaf 14 diwrnod calendr o rybudd ysgrifenedig i chi am wrandawiad disgyblu (ac eithrio mewn achosion o Gamymddwyn Difrifol, lle gallai fod yn briodol ymdrin â’r mater cyn gynted â phosibl). Mae’n bosibl i’r ddwy ochr gytuno i leihau’r cyfnod hysbysu hwn ond dylai ganiatáu digon o amser i chi baratoi.

Yn yr hysbysiad ysgrifenedig cewch eich cynghori ynglŷn â natur y gŵyn a rhoddir copïau ysgrifenedig o unrhyw dystiolaeth a datganiadau tystion perthnasol i chi cyn gwrandawiad disgyblu.

Yn y gwrandawiad rhoddir cyfle i chi gyflwyno eich achos cyn y gwneir penderfyniad gan y panel disgyblu.

Mae’n bosibl y cynigir cymorth a chwnsela i chi os ydych yn ymwneud ag ymchwiliadau a gwrandawiadau disgyblu. Cysylltwch â’r Tîm Adnoddau Pobl Rheoli Pobl i gael cyngor.

Mae’n rhaid i Swyddogion Ymchwilio ac aelodau Panel Gwrandawiad Disgyblu ystyried eich anghenion yn ystod y broses os ydych yn anabl a gwneud addasiadau rhesymol, fel y bo angen.

Er enghraifft, sicrhau bod mynediad priodol i leoliadau, sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei darparu mewn ffurf addas ac yn y blaen.

Darperir y canlynol fel canllaw yn unig oherwydd efallai y bydd sefyllfaoedd lle bydd angen newid rolau a chyfrifoldebau.

Rheoli Pobl (RhP).

I sicrhau cysondeb, bydd y Tîm Adnoddau Dynol Rheoli Pobl yn darparu cyngor ar bob cam o’r weithdrefn ac yn monitro ac adrodd ar gymhwyso’r Polisi. Bydd y tîm RhP hefyd yn gyfrifol am sicrhau bod cofnodion ysgrifenedig yn cael eu cadw ar ffeiliau personol am y cyfnod priodol a chan ddilyn egwyddorion y Ddeddf Diogelu Data.

Swyddogion Ymchwilio

Bydd yr ymchwiliad yn cael ei gynnal fel arfer gan eich rheolwr llinell (gyda chyngor gan RhP), a fydd yn gyfrifol am eich cyfweld chi, tystion, cymryd nodiadau ac yn y blaen. Ar ôl sefydlu’r ffeithiau, cynhyrchir adroddiad ysgrifenedig sy’n rhoi amlinelliad o’r argymhellion p’un a oes achos disgyblu i’w ateb ai peidio.

Panel Gwrandawiad Disgyblu

Os oes achos i’w ateb, yna bydd panel disgyblu’n cael ei gynnull i wrando ar y ffeithiau a gyflwynir gan y Swyddog Ymchwilio a phenderfynu a yw camau disgyblu yn briodol ai peidio. Bydd y Panel fel arfer yn cynnwys cynrychiolydd o’ch Adran (Cyfarwyddwr neu Bennaeth Gwasanaeth neu gynrychiolydd enwebedig), Ymgynghorydd Adnoddau Dynol, a chofnodwr (a ddarperir gan eich adran).

Pan fydd mater disgyblu posibl yn codi, mae angen i Swyddog Ymchwilio ymchwilio iddo yn unol â’r Polisi Ymchwilio. Cedwir cofnodion ysgrifenedig o bob cyfweliad a gynhelir gyda chi neu unrhyw dystion. Ar ôl i’r Swyddog Ymchwilio sefydlu’r ffeithiau, byddant yn cynhyrchu adroddiad ysgrifenedig, sy’n rhoi amlinelliad o’u canfyddiadau ac unrhyw argymhellion. Os, ar ôl ystyried y mater, y penderfynir peidio cyfeirio’r mater i wrandawiad disgyblu ffurfiol, ni fydd angen adroddiad ysgrifenedig ac ymdrinnir â’r mater yn anffurfiol.

Os yw’r mater yn fater bychan, yna mae’n bosibl ymdrin ag ef ar sail anffurfiol. Bydd eich rheolwr yn trafod y mater gyda chi ac yn cynnig y cymorth priodol i’ch helpu i wella, yn cynnwys hyfforddiant, anogaeth neu gyngor ychwanegol (os yw’n briodol). Gwneir nodyn o’r cyfweliad a’i ganlyniad, a fydd yn cael ei gadw gan eich rheolwr a rhoddir copi i chi.

Oherwydd mai cyfarfod un i un anffurfiol yw hwn, ni fydd gennych hawl i gael cwmni cydymaith fel arfer.

Os na allwch wella yn dilyn cam gweithredu anffurfiol neu os yw’r mater yn un rhy ddifrifol i’w ystyried fel mater bychan, yna dilynir y weithdrefn ffurfiol.

Trefnir gwrandawiad disgyblu a chewch eich hysbysu ynglŷn â’r canlynol i’ch galluogi i baratoi i ateb yr achos, yn cynnwys datganiadau tystion ac unrhyw ddogfennau perthnasol eraill:

• dyddiad, amser a lleoliad y gwrandawiad;
• yr hawl i gael cwmni cydymaith;
• y weithdrefn i’w dilyn;
• gwybodaeth ddigonol am y camymddwyn honedig;
• y gosb bosibl.

Os byddwch chi neu’r Swyddog Ymchwilio yn penderfynu galw ar dystion perthnasol, dylech roi hysbysiad ymlaen llaw eich bod yn bwriadu gwneud hynny.

Yn y gwrandawiad, bydd y Panel yn esbonio’r gŵyn yn eich erbyn ac yn darllen drwy’r dystiolaeth sydd wedi’i chasglu. Cewch gyfle i esbonio eich ateb ac ateb unrhyw gyhuddiadau a wnaed. Cewch gyfle i ofyn cwestiynau, cyflwyno tystiolaeth, galw ar dystion a chodi pwyntiau am unrhyw wybodaeth a ddarparwyd gan dystion.

Ar ddiwedd y gwrandawiad, bydd y Panel yn penderfynu a yw camau disgyblu yn briodol ai peidio, ac os ydynt, beth fydd y camau disgyblu hyn. Efallai na fydd y penderfyniad yn cael ei wneud ar yr un diwrnod, ond bydd yn cael ei gadarnhau’n ysgrifenedig o fewn 2 ddiwrnod gwaith. Os na fydd hyn yn ymarferol, mae’n bosibl ymestyn y terfyn amser hwn gyda chydsyniad y naill ochr a’r llall.

Mae’r canlynol yn enghreifftiau o gamymddwyn ond gallai’r math o gamymddwyn neu ddifrifoldeb y camymddwyn olygu y gallai gael ei ystyried fel camymddwyn difrifol.

• Cadw amser gwael
• Gwrthod dilyn cyfarwyddyd rhesymol
• Torri rheolau diogelwch
• Absenoldeb anawdurdodedig o’r gwaith
• Esgeulustod
• Gweithredoedd troseddol (p’un a yw awdurdodau’r heddlu wedi penderfynu erlyn ai peidio)
• Torri rheolau iechyd a diogelwch
• Defnydd amhriodol o systemau TG, ffonau a systemau cyfathrebu eraill yr Awdurdod

Os bydd achos difrifol o dorri eich contract, gallai hyn arwain at eich diswyddo, hyd yn oed am drosedd gyntaf, oherwydd bydd yn cael ei hystyried yn gamymddwyn difrifol.
Mae enghreifftiau yn cynnwys:

• Dwyn neu dwyll
• Trais corfforol neu fwlio
• Difrod bwriadol a difrifol i eiddo
• Camddefnydd difrifol o eiddo neu enw’r Awdurdod
• Defnyddio offer a/neu rwydwaith TG yr Awdurdod i gael mynediad at neu i gyhoeddi deunydd pornograffig, sarhaus neu anweddus
• Camau sy’n arwain at ddirywiad difrifol mewn ymddiriedaeth a hyder rhwng y cyflogwr a’r gweithiwr
• Anufudd-dod difrifol
• Gwahaniaethu neu aflonyddwch anghyfreithlon
• Dwyn gwarth difrifol ar yr Awdurdod
• Anallu difrifol yn y gwaith o ganlyniad i alcohol neu gyffuriau
• Achosi colled, difrod neu anaf drwy esgeulustod difrifol
• Achos difrifol o dorri rheolau iechyd a diogelwch
• Symud eiddo’r Awdurdod heb awdurdod
• Camdriniaeth gorfforol, lafar, ariannol, seicolegol neu emosiynol o unrhyw unigolyn
• Creu risg o niwed personol i gydweithwyr, cleientiaid neu gwsmeriaid yr Awdurdod

Nid yw’r rhestr hon yn un gyflawn oherwydd gellid ystyried materion eraill hefyd yn gamymddwyn difrifol.

Hysbysu corff proffesiynol

Mewn rhai achosion bydd angen hysbysu cyrff proffesiynol ynglŷn â’r honiadau a’r canlyniadau, cyrff yn cynnwys Cyngor Gofal Cymru, a href="http://www.ewc.wales/site/index.php/cy/" target="_blank">Cyngor Addysgu Cyffredinol Cymru a’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Pan fydd y Panel yn cytuno bod camau disgyblu yn briodol, mae’n rhaid iddo benderfynu beth fydd y camau hyn a’ch hysbysu chi yn ysgrifenedig. Cyn gwneud y penderfyniad hwn, dylai’r Panel ystyried y canlynol:

• a yw rheolau’r Awdurdod yn cyfeirio at gosb debygol oherwydd natur y camymddwyn;
• y gosb a roddwyd mewn achosion tebyg;
• a yw safonau gweithwyr eraill yn dderbyniol a chyson;
• eich cofnod disgyblu (yn cynnwys rhybuddion cyfredol), cofnod gwaith cyffredinol, profiad gwaith, swydd a hyd gwasanaeth;
• unrhyw ffeithiau a allai liniaru’r achos i’w hystyried i addasu difrifoldeb y gosb, os yw’n briodol;
• a oes angen unrhyw hyfforddiant, cymorth ychwanegol neu addasiadau i’r maes gwaith; ac yn bwysicaf oll;
• a yw’r cam yn rhesymol yn yr amgylchiadau.

Rhoddir rhybudd ysgrifenedig gan banel fel arfer am achos cychwynnol o dorri rheolau disgyblaeth neu pan fydd yn rhesymol yn yr amgylchiadau. Yn y llythyr cadarnhau, cewch eich hysbysu ynghylch:

• Natur y camymddwyn;
• Unrhyw gyfnod o amser a roddir i wella ac i ddisgwyl y gwellhad;
• Y gosb ddisgyblu a, lle y bo’n briodol, hyd y gosb;
• Canlyniad tebygol camymddwyn pellach o fewn cyfnod o amser penodol yn dilyn y rhybudd (e.e. rhybudd ysgrifenedig terfynol ac yna diswyddo);
• Yr amserlen ar gyfer cyflwyno apêl;
• Rhoddir y rhybudd yn y ffeil bersonol.

Rhoddir rhybudd ysgrifenedig terfynol i chi fel arfer:

• pan na fyddwch yn gwella neu’n newid eich ymddygiad er gwaethaf rhybudd ysgrifenedig;
• pan fyddwch yn cyflawni troseddau eraill digyswllt o fewn terfyn amser y rhybudd cychwynnol;
• pan fydd y drosedd yn ddigon difrifol.

Bydd cynnwys y llythyr canlyniadau yn debyg i’r llythyr canlyniad ar gyfer rhybudd ysgrifenedig ond bydd yn esbonio beth fydd yn digwydd os bydd camymddwyn pellach, yn cynnwys diswyddo neu fath arall o gosb.

Os na fyddwch yn gwella neu’n newid eich ymddygiad, neu os bydd achosion pellach o dorri rheolau o fewn terfyn amser y rhybudd blaenorol, yna ystyrir eich diswyddo neu gyflwyno math arall o gosb. Fel dewis amgen i ddiswyddo (os bydd yn briodol), gallai’r panel ystyried rhybudd ysgrifenedig terfynol ochr yn ochr â chosb arall os bydd yn rhesymol yn yr amgylchiadau.

Mae cosbau eraill yn cynnwys:

• Diraddiad (parhaol neu dros dro) – os yw ar sail dros dro, yna mae’n rhaid nodi’r cyfnod diraddiad yn y llythyr i chi;
• Gostyngiad mewn cyflog (parhaol neu dros dro) – os yw ar sail dros dro, mae’n rhaid nodi’r cyfnod gostyngiad yn y llythyr i chi;
• Trosglwyddiad disgyblu i swydd neu adran arall.

Os cytunir ar gosb wahanol i ddiswyddo, fe’ch cynghorir yn ysgrifenedig y gallai unrhyw doriadau pellach o fewn y terfyn amser arwain at eich diswyddo.

Yn y rhan fwyaf o achosion, cedwir rhybuddion ysgrifenedig ar eich ffeil bersonol, ond byddant yn cael eu hanwybyddu at ddibenion disgyblu, fel a ganlyn:

• Rhybudd ysgrifenedig cyntaf – Ar ôl 12 mis
• Rhybudd ysgrifenedig terfynol - Ar ôl 18 mis

Fodd bynnag, mae’n bosibl y bydd adegau pan fydd eich ymddygiad yn dderbyniol yn ystod cyfnod y rhybudd ond ei fod yn llithro ar ôl i’r rhybudd ddod i ben. Pan fydd patrwm yn dod i’r amlwg a/neu os oes tystiolaeth o gamddefnydd, bydd y panel yn ystyried eich cofnod disgyblu wrth benderfynu ar hyd cyfnod rhybudd.

Os byddwch yn codi achwyniad yn ystod proses ddisgyblu, bydd eich Cyfarwyddwr Adran neu ei gynrychiolydd/chynrychiolydd yn ystyried a yw’n briodol atal y broses ddisgyblu dros dro, er mwyn delio â’r achwyniad.

Pan fydd yr achosion disgyblu ac achwyn yn gysylltiedig, gallai fod yn briodol ymdrin â hwy yr un pryd.

Ni ddylai unrhyw oedi yn y broses ddisgyblu gael ei oedi’n ddiangen a dylai helpu i ymdrin â’r achwyniad mor gyflym â phosibl. Dylid gofyn am gyngor gan y Tîm Adnoddau Dynol Rheoli Pobl.

Os bydd camau disgyblu’n cael eu hystyried yn eich erbyn a’ch bod yn swyddog undeb llafur, dilynir y weithdrefn ddisgyblu arferol. Mae’n rhaid i’ch rheolwr ofyn am gyngor ar gam cynnar yn y broses gan y Tîm Adnoddau Rheoli Pobl.

Os cewch eich cyhuddo, eich rhybuddio neu eich dyfarnu’n euog o drosedd nad yw’n gysylltiedig â’r gwaith, ni fydd hyn ynddo’i hun yn rheswm dros gamau disgyblu. Bydd yn rhaid ymchwilio i’r ffeithiau a gwneud penderfyniad o ran a yw’r drosedd yn ddigon difrifol neu berthnasol i’ch swydd.

Mae gennych hawl i apelio yn erbyn camau disgyblu (ac eithrio camau anffurfiol) ar sail y canlynol:

• Os ydych yn credu bod y gosb yn annheg neu’n afresymol yn yr amgylchiadau;
• Os bydd tystiolaeth newydd yn dod i law a allai fod wedi effeithio ar ganlyniad y gwrandawiad disgyblu;
• Methiant i ddilyn gweithdrefnau.

Dylid cyflwyno’r apêl yn ysgrifenedig pan fydd hynny’n bosibl, i’r Prif Weithredwr Cynorthwyol (Rheoli Pobl) o fewn 14 diwrnod calendr ar ôl derbyn y llythyr disgyblu neu ddiswyddo. Dylai’r llythyr apelio gynnwys rhesymau manwl dros apelio a bydd yn derbyn cydnabyddiaeth o fewn 14 diwrnod calendr. Dylai gweithwyr sydd angen cyngor wrth gyflwyno apêl gysylltu â’r Tîm Adnoddau Dynol Rheoli Pobl neu gynrychiolydd eu Hundeb Llafur.

Bydd y Prif Weithredwr Cynorthwyol yn trefnu i’r panel apeliadau ystyried yr apêl. Ar gyfer cosbau disgyblu nad ydynt yn cynnwys diswyddo, bydd y panel apelio yn cynnwys dau Gyfarwyddwr (neu eu Pennaeth Gwasanaeth enwebedig) ac aelod o’r Bwrdd Gweithredol. Dylid cynnal y Gwrandawiad Apelio ar amser ac mewn lle rhesymol. Dylid cynnal y gwrandawiad apelio cyn gynted â phosibl a dylech gymryd pob cam rhesymol i’w fynychu.

Bydd y Panel Apeliadau Staff (sy’n cynnwys Cynghorwyr sy’n cael eu cynghori gan y Tîm Adnoddau Dynol Rheoli Pobl a Gwasanaethau Cyfreithiol, fel y bo’n briodol) yn gwrando ar bob apêl diswyddiadau disgyblu.

Mae Gwrandawiad a phenderfyniad yr Apêl yn derfynol ac nid oes unrhyw hawl pellach i apelio o fewn y Cyngor.

Cedwir cofnodion ysgrifenedig drwy gydol y broses ddisgyblu, yn cynnwys:

• Y gŵyn yn eich erbyn chi
• Eich amddiffyniad
• Canfyddiadau a wnaed a chamau gweithredu a gymerwyd
• Y rhesymau dros gymryd y camau gweithredu
• A gyflwynwyd apêl ai peidio
• Canlyniad yr apêl
• Unrhyw achwyniadau a godwyd yn ystod y weithdrefn ddisgyblu
• Datblygiadau dilynol
• Copi o’r holl ohebiaeth sy’n gysylltiedig â’r ymchwiliad disgyblu, y gwrandawiad a’r broses apelio
• Copïau o nodiadau o unrhyw gyfarfodydd ffurfiol.

Dylid cadw cofnodion ar eich ffeil bersonol.

Dylid trin y cofnodion yn gyfrinachol a’u cadw yn unol â Deddf Diogelu Data 1998.

Bydd pob Swyddog a Chynghorydd sy’n gysylltiedig â’r broses ddisgyblu yn derbyn cymorth a/neu hyfforddiant priodol. Ewch i adran Dysgu a Datblygu y fewnrwyd i gael rhagor o wybodaeth.

Mae’n rhaid cymhwyso’r polisi hwn yn gyson i bob gweithiwr, waeth beth fo’u hil, lliw, tarddiad ethnig neu wladol (yn cynnwys dinasyddiaeth), iaith, anabledd, crefydd, cred neu ddiffyg cred, oedran, rhyw, ailbennu rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, statws rhieni neu briodas/partneriaeth sifil, beichiogrwydd neu famolaeth.

Os oes gennych unrhyw bryderon ynglŷn â chydraddoldeb ac amrywiaeth wrth gymhwyso’r polisi a’r gweithdrefnau hyn, cysylltwch ag aelod o’r Tîm Adnoddau Dynol a fydd, os bydd angen, yn sicrhau bod y polisi/weithdrefn yn cael ei hadolygu’n briodol.

• Polisi Disgyblu (.pdf)
• Siart llif (.pdf)
• Rôl y cydymaith(.pdf)
• Canllaw cefnogi i dystion sydd yn mynychu gwrandawiad disgyblu