Recriwtio

Mewn amgylchiadau arferol, dilynir y broses recriwtio pan fydd swydd wag yn codi neu pan fydd angen llenwi swydd dros dro. Mae hyn yn digwydd am un o blith nifer o resymau:

• Mae gweithiwr yn gadael ei swydd bresennol
• Mae gweithiwr yn penderfynu rhannu ei swydd gyda rhywun arall neu weithio llai o oriau
• Mae gweithiwr yn sâl am gyfnod hir
• Bydd gweithiwr i ffwrdd ar gyfnod o absenoldeb mamolaeth
• Sefydlir swydd newydd
• Gwaharddir gweithiwr o'r gwaith

Ni ddylid ystyried mai recriwtio yw'r ymateb awtomatig pan fydd unigolyn yn ymddiswyddo neu mewn unrhyw rai o'r amgylchiadau uchod. Dylid cymryd amser i ystyried a yw hi'n briodol recriwtio rhywun i'r un swydd, ar yr un raddfa yn yr un strwythur. Neu, dylid ei ystyried fel cyfle i adolygu'r arferion gwaith presennol, ynghyd â ffurf sylfaenol swydd neu nifer o swyddi.

Pryd bynnag y bydd swydd wag yn codi, rhaid i'r rhai sy'n gyfrifol ystyried nifer o gwestiynau cyn iddynt benderfynu recriwtio, megis:

• A oes angen go iawn am y swydd?
• A yw'r swydd wag yn creu cyfle i adolygu cynnwys y swydd neu i ailbennu atebolrwydd?
• A yw'r swydd yn cyd-fynd â'r cynllun busnes adrannol?
• A yw'r swydd yn cyd-fynd â'n Strategaeth Sgiliau Cymraeg?
• A yw'r swydd o fewn y strwythur cymeradwy?
• A oes cyllid digonol ar gael ar gyfer y swydd?
• A ystyriwyd trefniadau gwaith amgen?
• A ddylid llenwi'r swydd dan drefniant parhaol neu dros dro?
• A fyddai'r swydd yn un addas ar gyfer trefniant Rhannu Swydd?
• A fyddai'r swydd yn un arbennig o addas ar gyfer unigolion sy'n cymryd rhan ym mentrau cyflogaeth y llywodraeth?

Er enghraifft:

Yn achos unigolyn sy'n mynd i fod i ffwrdd ar gyfnod o absenoldeb mamolaeth neu absenoldeb hirdymor, dylid ystyried y canlynol:

• Cyfleoedd secondio neu ddatblygu
• Gallai fod o fudd awgrymu bod unigolion yn 'ysgwyddo cyfrifoldebau ychwanegol' ac os bydd angen gwneud hynny, trefnu gwasanaeth cyflenwi ar lefelau is, a allai fod yn fwy cost-effeithiol
• Priodoldeb dyfarnu taliadau ychwanegol

Mae'r ystyriaethau uchod yn cynnig ffordd o ystyried y sgiliau sy'n bodoli eisoes o fewn y gweithlu, gan alluogi a hyrwyddo datblygiad gweithwyr, sy'n dangos y gwerth a'r ymrwymiad  yr ydym yn ei wneud i gynorthwyo'n gweithwyr.

Mae angen cael awdurdodiad cyn y bydd modd clirio rôl i'w hysbysebu.  Rhaid i'r Cyfrifydd Adrannol, Y Pennaeth Gwasanaeth a'r Cyfarwyddwr priodol gymeradwyo'r holl geisiadau recriwtio, gan gynnwys ceisiadau ar gyfer swyddi dros dro a lleoliadau asiantaeth, gan ddefnyddio'r system ar lein Caniatad i Greu Swydd Newydd

Cyn hysbysebu swydd, mae'n rhaid i reolwyr recriwtio adolygu proffil swydd bresennol neu ddatblygu proffil swydd ddwyieithog newydd gan gyfeirio at y fframwaith Sgiliau Iaith (gellir dod o hyd i'r ddwy ddogfen yma ynghyd a chyfarwyddyd yn y lawr Lwythiadau a'r Thempledi)

Dylid anfon y proffil swydd ddiwygiedig newydd ymlaen at y tîm Tâl a Buddion ar gyfer graddio.

Fel rheol, bydd eich hysbyseb ar gael yn gyntaf fel cyfle Adleoli (fel bod staff sydd mewn perygl o golli eu swydd yn cael y cyfle cyntaf i wneud cais os yw'n addas). Os na fyddwch yn llwyddo i benodi drwy'r broses adleoli, caiff y swydd fel arfer ei hysbysebu'n fewnol. Caiff y swydd ei hysbysebu'n allanol dim ond os na phenodir ymgeisydd addas yn fewnol.

Dylid dylunio hysbysebion er mwyn denu'r holl bobl sy'n meddu ar y profiad, y cymwysterau a'r gallu i gyflawni'r rôl.  Dylid seilio'r testun ar ddisgrifiad diweddaraf o'r swydd, ac ni ddylai manyleb y gweithiwr gynnwys gofynion ychwanegol neu amherthnasol.

Dylai'r hysbyseb gynnig esboniad eglur a chryno o'r hyn y mae'r swydd yn ei gynnwys a pha gymwysterau, sgiliau a phrofiad sy'n hanfodol er mwyn cyflawni'r swydd.  Dylid cynllunio'r hysbysebion er mwyn annog hunan-ddetholiad ac ni ddylent wahaniaethu mewn unrhyw ffordd.

Dylai'r hysbyseb gynnwys y pwyntiau canlynol:

• Teitl a Rhif y swydd
• Ystod y cyflog
• Lleoliad gwaith
• Prif ddyletswyddau a swyddogaethau'r swydd
• manylion y manyleb person hanfodol
• Y gofynion o ran Sgiliau Ieithyddol
• Yr angen i gael archwiliad gan y gwasanaeth datgelu a gwahardd, yn ôl y gofyn
• A yw'r swydd yn swydd dros dro neu'n swydd barhaol
• A yw'r swydd yn swydd amser llawn, rhan-amser neu'n swydd a rennir
• Ble a sut i gael ffurflen gais
• Pwynt cyswllt dros y ffôn os bydd darpar ymgeiswyr yn dymuno trafod unrhyw faterion
• Y dyddiad cau er mwyn ymgeisio

Bydd gofyn i bob ymgeisydd lenwi ffurflen gais ar-lein.  Ni ystyrir ceisiadau a gyflwynir ar ôl y dyddiad cau, oni bai mewn amgylchiadau eithriadol.

Llunio rhestr fer yw'r cam cyntaf yn y broses ddethol. Hon yw'r broses o werthuso ceisiadau er mwyn penderfynu ar yr ymgeiswyr mwyaf addas i'w cyfweld. Ymgeiswyr yw'r rhain sy'n cyd-fynd â'ch anghenion chi orau, fel y diffiniwyd yn y manyleb person. Gellir chwilio am gyngor pellach ynglŷn â rhestr fer yn y Canllaw Rhestr Fer sydd ynghlwm

Dylai'r holl waith o lunio rhestr fer gael ei gwblhau gan y rheolwr recriwtio, a ddylai sicrhau:

• Na ddylid eithrio ymgeiswyr o'r rhestr fer ar sail eu hoedran, eu cefndir hiliol, eu rhyw neu eu hanabledd, ac eithrio pan fo amodau datgymhwyso o'r fath eisoes wedi cael eu cynnwys ym manyleb y gweithiwr.
• Dylai'r unigolion hynny sy'n ymwneud â'r broses gyfweld fynd ati i lunio rhestr fer, yn erbyn y meini prawf a bennwyd ymlaen llaw ym manyleb y gweithiwr gan ddefnyddio Rhestr Marcio Rhestr Fer.
• Ni dylid cynnwys unigolion nad ydynt yn bodloni'r meini prawf hanfodol yn y rhestr fer yn y lle cyntaf. Os bernir nad oes unrhyw unigolion yn bodloni'r meini prawf hanfodol, dylid ceisio cyngor ac arweiniad gan Adnoddau Dynol.
• Cofnodir y rhesymau dros beidio cynnwys ymgeiswyr mewn rhestr fer, oherwydd efallai y bydd ymgeiswyr yn gofyn am adborth neu mewn amgylchiadau penodol, efallai y byddant yn herio'r penderfyniad.
• • Dylid cwblhau'r broses o lunio rhestr fer cyn pen 5 diwrnod gwaith o'r dyddiad cau. .
• Dylai RM neilltuo amser digonol er mwyn gallu trefnu'r cyfweliad ac er mwyn rhoi o leiaf 10 diwrnod o rybudd o ddyddiad y cyfweliad i'r ymgeiswyr ar y rhestr fer.

Ar ôl cwblhau'r broses o lunio rhestr fer, dylai'r rheolwr recriwtio lenwi'r Ffurflen Llunio Rhest Fer a'i hanfon ymlaen at Wasanaethau AD, a fydd yn trefnu'r camau nesaf.

Anfonir neges e-bost at yr ymgeisydd ar y rhestr fer yn awtomatig, er mwyn eu hysbysu o'r ffaith eu bod wedi cael eu cynnwys mewn rhestr fer. Anfonir llythyr dilynol a fydd yn nodi manylion y cyfweliad ac yn cadarnhau'r trefniadau ar ei gyfer.

Bydd ymgeiswyr aflwyddiannus yn cael neges e-bost gan Wasanaethau AD, a anfonir yn awtomatig.

Mae gennym bolisi o 'Warantu Cyfweliad' i bobl sydd ag anableddau. Mae hyn yn golygu, os bydd ymgeisydd am swydd yn anabl ac yn bodloni'r holl feini prawf hanfodol ar gyfer y swydd, bydd yn rhaid eu cynnwys yn y rhestr fer a'u gwahodd am gyfweliad, yn unol â'n hymrwymiad dan y symbol anabledd.

Bydd y broses ddethol a'r dulliau dethol a ddefnyddir yn amrywio yn ôl y swydd wag i'w llenwi ac ar sail gofynion y swydd. Bydd Gwasanaethau AD yn rhoi cyngor ac arweiniad am y dulliau priodol, y gallent gynnwys:

• Profion seicometrig
• Cyflwyniad am bwnc penodol
• Ymarfer basged i mewn ac ati
• Ymarfer efelychu
• Asesiadau Iaith Ar-lein
• Pan nodir bod angen i ymgeiswyr feddu ar lefel benodol o ran eu sgiliau Cymraeg, cynhelir cyfran o'r broses ddethol yn Gymraeg. Pan fydd hyn yn cynnwys y gallu i ysgrifennu yn Gymraeg ac yn Saesneg, bydd profion priodol ar gael.

Dylid gwahodd ymgeiswyr i'r cyfweliad, a dylent gael o leiaf 5 diwrnod gwaith o rybudd cyn y cyfweliad/asesiad.

Dylid rhoi manylion am unrhyw brofion/ymarferion i'w cynnal gan gynnwys cyfeiriad at yr amser a fydd yn cael ei neilltuo i'r dasg.  Dylai gwybodaeth ac amserlenni adlewyrchu'r angen i wneud trefniadau amgen os bydd gofyn gwneud 'addasiadau rhesymol' ar gyfer unrhyw ymgeiswyr dan y Ddeddf Gwahaniaethu ar Sail Anabledd.

Craffu ffurflenni cais – Pan fydd cais yr ymgeisydd yn dangos unrhyw fylchau anesboniadwy yn eu cyflogaeth neu unrhyw anghysondebau, dylid gwneud nodyn o'r rhain er mwyn eu hystyried gyda'r ymgeisydd yn ystod y cyfweliad.

Diben y cyfweliad yw cael ac asesu gwybodaeth am ymgeisydd, a fydd yn galluogi rhywun i ddarganfod a ydynt yn addas ar gyfer y swydd neu beidio.  Bydd modd prosesu a gwerthuso gallu ac addasrwydd yr Ymgeisydd mewn perthynas â manyleb y gweithiwr gan ddefnyddio Matrics Gwerthuso Cyfweliad trwy:

• Ymgeiswyr yn cyflwyno tystysgrif(au) cymwysterau gofynnol
• Tystiolaeth a ddarperir yn y ffurflen gais
• Profiad a nodweddion personol, i'w sicrhau yn ystod y cyfarfod wyneb yn wyneb
• Profion dethol ac asesiadau eraill

Dylid gofyn yr un cwestiynau craidd i'r holl rai a gyfwelir, yn ychwanegol at gwestiynau dilynol, sy'n caniatáu i rywun archwilio'u sgiliau, eu galluoedd a'u hymagwedd tuag at y swydd mewn ffordd fanylach.  Dylai cyfwelwyr neilltuo digon o amser er mwyn cynnal y cyfweliad.  Mae'n bwysig neilltuo amser i fyfyrio yn yr amserlen.

Dan y Ddeddf Gwahaniaethu ar Sail Anabledd, mae'n briodol ystyried addasiadau rhesymol posibl i swydd yng ngoleuni anabledd ymgeisydd.  Dylid gwneud hyn ar wahân i'r broses gyfweld ffurfiol, ar ddiwedd y cwestiynau y cytunwyd y byddent yn cael eu gofyn yn y cyfweliad.

Gwirio a Fetio

Yn ystod eu cyfweliad, gofynnir i ymgeiswyr gyflwyno tystiolaeth, fel y rhagnodir yn y Ddeddf  Lloches a Mewnfudo, sy'n ymwneud â'u hawl i weithio yn y DU.  Gall Gwasanaethau AD gynnig cyngor ac arweiniad yn ôl y gofyn.

Yn ystod eu cyfweliad, gofynnir i ymgeiswyr gyflwyno tystiolaeth, gan gynnwys tystysgrifau, o gymwysterau a nodwyd yn y ffurflen gais.  Byddwn yn cadarnhau dilysrwydd y ddogfennaeth gyda'r corff dyfarnu perthnasol yn ôl yr angen.

Bydd y Tîm Gwasanaethau AD yn cymryd geirda ar gyfer ymgeiswyr mewnol ac allanol er mwyn archwilio hanes cyflogaeth, cymwysterau ac ati.  Ni ddylai geirda fod yn rhan o'r broses ddethol a'r unig adeg y dylid eu defnyddio yw er mwyn cadarnhau gwybodaeth ar ôl i'r penderfyniad dethol gael ei wneud.

Yn ogystal, cynhelir archwiliadau ychwanegol o'r ymgeiswyr llwyddiannus am swyddi sy'n cynnwys cael cyswllt gyda phlant a grwpiau agored i niwed eraill, gan gynnwys archwiliad o'u cofnod troseddol.

Dim ond ar ôl cwblhau gweithdrefnau gwirio'n foddhaol y gwneir cynigion cyflogaeth.

Mae'r rheolwr recriwtio yn gyfrifol am hysbysu'r ymgeisydd llwyddiannus dros y ffôn.

Ar ôl cael geirda boddhaol, bydd yr ymgeisydd(ymgeiswyr) llwyddiannus yn cael llythyr yn cynnig y swydd iddynt, a fydd yn amodol ar fodloni gofynion yr archwiliadau cyn-gyflogaeth.

Hysbysir ymgeiswyr aflwyddiannus o ganlyniad y broses ddethol cyn gynted ag y bo modd a chyn pen 5 diwrnod gwaith o'r cyfweliad, a chynigir y cyfle iddynt gael adborth.

AD/Rheolwr Recriwtio – Proses o ran Geirdaon

Mae pob penodiad yn amodol ar gael geirdaon boddhaol. Mae Canllawiau Geirdâu Cyflogaeth  ar gael a’u diben yw eich helpu i ddefnyddio’r geirda’n briodol a gwneud penderfyniad ar sail gwybodaeth yn ystod y broses recriwtio.

Rhaid i Reolwyr Recriwtio ddilyn y broses sydd wedi’i nodi isod o ran geirdaon.

Ar gyfer Swyddi Diogelu – gyda swydd ddiogelu rhaid cael gwiriad DBS gan fod y swydd yn golygu cysylltiad â phlant, pobl ifanc a/neu oedolion sydd mewn perygl. Yn dilyn cyfweliad ac unwaith yr ydych wedi penderfynu ar yr ‘ymgeisydd a ffefrir’, bydd Adnoddau Dynol (AD) yn gofyn am eirdaon cyn gwneud unrhyw gynnig o ran swydd.

Ar gyfer pob swydd arall – gwneir cynnig amodol, yn ddarostyngedig i wiriadau cyn cyflogi.

Cyfrifoldebau Rheolwr (Panel) Recriwtio:
• sicrhau bod y canolwr sydd wedi’i enwi yn briodol
• gwirio’r geirda
• dilysu’r geirda dros y ffôn lle mae rhaid  

Cyfrifoldeb AD:
• bydd yn darparu cyngor, arweiniad a chymorth gweinyddol
• bydd yn anfon ceisiadau am eirdaon ar eich rhan
 

Mae modd i ymgeiswyr na fyddant yn llwyddiannus yn ystod y cam cyfweld ofyn am adborth gan y rheolwr recriwtio.  Rhaid bod gan y panel resymau eglur dros wrthod ymgeisydd ac mae'n rhaid iddynt fod yn barod i roi adborth i ymgeiswyr os byddant yn cwestiynu canlyniad eu cais neu'n gofyn am gyngor.

Os bydd unrhyw ymgeisydd aflwyddiannus yn dymuno cael gwybod pam y bu eu cais yn aflwyddiannus, dylid rhoi'r rheswm dros hynny iddynt.

Rhaid cadw ffurflenni cais, ffurflenni asesu ymgeiswyr ac unrhyw ddogfennaeth arall sy'n rhan o'r broses o ddethol ymgeiswyr am chwe mis, ac ar ôl y cyfnod hwnnw, cânt eu dinistrio yn unol â chanllawiau cadw.

Dilynir Archwiliadau Cyflogaeth yr Awdurdod i'r pen ar gyfer yr holl ymgeiswyr llwyddiannus a chyn y bydd modd cadarnhau cynnig cyflogaeth.

Cynhelir yr archwiliadau canlynol pan fyddant yn briodol ar gyfer y rôl:

• Gwirio Manylion Personol
• Archwiliadau Hawl i Weithio: Gwirio hawl ymgeisydd swydd i weithio. Mae'n rhaid i chi wirio bod ymgeisydd am swydd yn cael gweithio i chi yn y DU cyn i chi eu cyflogi. Employers' right to work checklist (accessible) - GOV.UK (www.gov.uk)
• Cymwysterau a Chofrestriad Proffesiynol
• Hanes Cyflogaeth a Geirda Cyflogaeth
• Canllawiau I Reolwyr Ar Wiriadau A Hunanddateliadau’R Gwasanaeth Datgelu A Gwahardd (DBS) Ebrill 2024
• Cliriad Iechyd (yn ôl y gofyn)

Ar ôl cwblhau'r holl archwiliadau cyflogaeth a hysbysu'r rheolwr recriwtio, bydd modd cytuno ar ddyddiad cychwyn ac anfon contract i'r sawl a benodwyd.

Mae'n bwysig bod trefniadau'n cael eu gwneud er mwyn ymsefydlu newydd-ddyfodiaid mewn ffordd gywir.  Bydd y rheolwr recriwtio yn trefnu bod newydd-ddyfodiaid yn mynychu digwyddiad Croeso Corfforaethol yn ystod y pedwar mis cyntaf ar ôl iddynt gychwyn, gan roi sylw i unrhyw ofynion ymsefydlu lleol cyn gynted ag y bo modd.

Bydd gofyn i'r holl weithwyr newydd gwblhau cyfnod prawf boddhaol, fel y caniateir yn y contract cyflogaeth, er enghraifft, y chwe mis cyntaf o gyflogaeth hyd at uchafswm o 12 mis (oni bai bod y cyfnod hwn yn cael ei ymestyn mewn amgylchiadau eithriadol).  Rhaid i'r rheolwr recriwtio weithredu Polisi Cyfnod Prawf y Cyngor o'r dyddiad pan fyddant yn cychwyn.

Ar ôl cwblhau'r cyfnod prawf yn foddhaol, caiff y gweithiwr  hysbysiad ysgrifenedig o'r ffaith y byddant yn cael eu trosglwyddo i grŵp y staff parhaol.

Ni fydd gweithwyr presennol sydd wedi cwblhau cyfnod prawf yn llwyddiannus yn destun cyfnod prawf pellach os y'u penodir i swydd arall yn dilyn proses recriwtio lawn.  Yn yr amgylchiadau hyn, dylai'r rheolwr drefnu cyfarfodydd goruchwylio rheolaidd er mwyn cynorthwyo ac arfarnu perfformiad y gweithiwr  yn y rôl newydd.  Rhoddir sylw i unrhyw bryderon ynghylch perfformiad trwy'r Polisi Galluogrwydd.

• System ar-lein i Greu Swydd Newydd
• Profil Swyddi
• Ffurflen Cyfarwyddyd ac Asesiad Sgiliau Iaith(.doc)
• Rhestr Marcio Rhestr Fer
• Ffurlen Y Rhestr Fer
• Matrics Gwerthuso Cyfweliad
• Taflen Canlyniadau Cyfweliad
• Taflen Dystiolaeth Y Prawf Adnabod (Hawl I Weithio)
• Taflen Dystiolaeth Y Prawf Adnabod (Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd)
  
• Ffurflen Newid Amodau Contract
• Ffurflen Estyniad i Gytundeb
• Ffurflen Trosglwyddo Cyflogaeth
• Ffurflen Terfynu Cyflogaeth