Ailstrwythuro

Rheolwyr

• Cyfathrebu, cyfathrebu a chyfathrebu a bod yn gyfrifol am sicrhau bod i bob gweithiwr ran lawn yn y broses newid
• Sicrhau ymwneud cynnar â'ch Ymgynghorydd Adnoddau Dynol a'ch Cyfrifydd drwy 'gyfarfod cynllunio' yn enwedig pan yw'n amlwg y gall y newid arfaethedig effeithio ar weithwyr;
• Ymgysylltu â'r Undebau Llafur cydnabyddedig ar ddechrau'r broses;
• Ymgysylltu â Dysgu a Datblygu i nodi unrhyw ddatblygu sgiliau posibl neu gymorth ychwanegol o ran arwain er mwyn cynorthwyo'r broses bontio;
• Cynnwys y gweithwyr hynny sydd i ffwrdd o'r gweithle am ba reswm bynnag e.e. salwch, absenoldeb mamolaeth, neu'r staff hynny sydd ar secondiad, a gwneud addasiadau rhesymol i sicrhau bod gan bawb yr un mynediad i bob rhan o'r broses.
• Ystyried a oes angen i'r cynnig gael 'cymeradwyaeth wleidyddol' e.e. y Bwrdd Gweithredol;
• Sicrhau y cedwir cofnod pendant o'r broses ac y rhoddir gwybodaeth glir i'r holl staff perthnasol yn amserol;
• Ystyried eich arddull arweinyddiaeth o ran y newid. Gall yr hyn sy'n briodol ddibynnu ar faint y newid.

Gweithwyr

• Ystyried goblygiadau'r cynigion i chi fel unigolyn a hefyd o ran darparu gwasanaethau;
• Cyfranogi yn y broses ymgynghori'n unigol ac ar y cyd a/neu drwy eich cynrychiolydd undeb llafu;r
• Cynnig sylwadau adeiladol, ac awgrymu dewisiadau gwahanol lle bo'n briodol.

Adnoddau Dynol

• Sicrhau bod yr holl ganllawiau a dogfennau Ad-drefnu cymeradwy yn gyfredol, yn berthnasol, ar gael i bob rheolwr a gweithiwr, ac y cyfeirir pobl atynt, fel bo'n briodol;
• Ymgysylltu â rheolwyr gwasanaeth i'w cynorthwyo i lunio'r cynigion ynghylch newid, a'r strategaeth ad-drefnu sy'n cynnwys cyngor ynghylch amserlenni realistig, unrhyw risgiau sy'n gysylltiedig â'r newid arfaethedig, a chynllun gweithredu y cytunwyd arno er mwyn symud y newid yn ei flaen;
• Cynorthwyo i ymgysylltu ac ymgynghori â staff, undebau llafur a chynrychiolwyr eraill gweithwyr, fel bo'n briodol;
• Gwireddu'r 'newid' ar y systemau Adnoddau Dynol perthnasol er mwyn sicrhau cywirdeb gwybodaeth ynghylch y gweithlu.

Mae newid yn gallu digwydd ar sawl ffurf:

• Gall fod ar ffurf 'amrywio contract' oherwydd y newidiadau sy'n ofynnol o ran darparu gwasanaethau, cwtogi ar wasanaethau, gwneud arbedion effeithlonrwydd ac o ran gofynion eraill. Ni ellir newid contractau cyflogaeth heb gytundeb y gweithiwr. Gall y tîm Adnoddau Dynol gynghori sut y gellir ymdrin â'r broses hon a hefyd, y camau i'w cymryd os yw gweithiwr yn gwrthod y newid.
• Gall newid fod ar ffurf Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth) (TUPE). Trosglwyddiad busnes y mae'r Rheoliadau'n berthnasol iddo yw 'trosglwyddiad TUPE' ac yn cynnig amddiffyniad i weithwyr.
• Dileu swyddi, cyfeiriwch at y polisi a'r weithdrefn Dileu Swyddi.

Pan yw'n amlwg y gall newidiadau arfaethedig mewn gwasanaethau gael effaith ar staff, dylid galw cyfarfod cynllunio i drafod y cynigion gan gynnwys:

• Arweinydd y Prosiect;
• Pennaeth y Gwasanaeth (os nad ydynt yn arweinydd y prosiect)
• y Cyfrifydd
• Pen-ymgynghorydd / Ymgynghorydd Adnoddau Dynol

Dylai'r cyfarfod gael ei gynnal cyn i ddim byd gael ei gyflwyno i gyfarfodydd y Tîm Rheoli Adrannol a chymeradwyaeth y Tîm Cymorth Trefniadaethol i ymgynghori ynghylch y cynigion.

Bydd y cyfarfod cynllunio hwn yn cytuno ar y camau i'w cwblhau:

• Templed Cynllun y Prosiect Ad-drefnu (.doc)
• Asesiad o'r Effaith Integretig
• Dogfen y Briff Ymgynghori ynghylch y Cynnig
• Adolygu adroddiad cychwynnol y Swyddog Gweithredol/Dirprwyedig i'w gyflwyno i'r Tîm Arweinyddiaeth Strategol/Tîm Rheoli Adrannol
• Rhestr wirio ar gyfer newid - iechyd a diogelwch galwedigaethol

Ar ôl cael cymeradwyaeth i ymgynghori, symud i'r cam nesaf .

Bydd arweinydd y prosiect yn rhannu'r cynnig yn gyfrinachol â'r Undebau Llafur cydnabyddedig cyn pen 7 diwrnod calendr cyn y cyfarfod ymgynghori agoriadol fel eu bod yn ymwybodol o'r cynigion ac yn cael cyfle i gyfrannu yn gynnar.

Bydd Arweinydd y Prosiect yn anfon e-bost/ysgrifennu at yr holl staff perthnasol i'w gwahodd i gyfarfod i ddechrau'r ymgynghori ynghylch y cynigion (Gweler Atodiad B). Darperir copi o'r ddogfen 'Briff Ymgynghori ynghylch y Cynnig' yn y cyfarfod. Dylid cadw cofnod o'r cyfarfod, ynghyd â manylion pawb oedd yn bresennol.

Efallai y bydd angen mwy nag un cyfarfod yn yr un lleoliad neu leoliadau gwahanol yn dibynnu ar nifer y gweithwyr sy'n gysylltiedig â / neu lleoliad y gwaith.

Bydd amserlen y cyfnod ymgynghori yn gymesur â hyd a lled y cynnig ad-drefnu. Bydd yr ymgynghori â'r gweithwyr a'r undebau llafur yn digwydd ar yr un pryd.

Bydd staff yn cael cyfle i gael cyfarfod un ag un â rheolwr priodol os dymunant drafod unrhyw faterion y tu allan i'r grŵp, neu godi unrhyw faterion y gall fod angen eu hystyried wrth weithredu'r ad-drefnu.

Adeg cau'r cyfnod ymgynghori, rhaid darllen yr holl ymatebion a'u hystyried, a rhaid adolygu'r cynnig yng ngoleuni unrhyw sylw perthnasol. Rhaid cyhoeddi adborth yr ymgynghoriad, gan gynnwys ymateb i'r holl sylwadau sydd wedi dod i law, a rhaid dosbarthu hwn i'r holl staff a'r undebau llafur sy'n rhan o'r broses.

Bydd Arweinydd y Prosiect yn adolygu dogfennau'r cynnig, y proffiliau swyddi ac ati, yng ngoleuni'r ymgynghoriad a diweddaru Tîm Rheoli Adrannol ac, Tîm Cymorth Trefniadaethol o unrhyw newidiadau, fel y bo'n briodol. Lle bernir nad yw newidiadau'n angenrheidiol nac yn briodol, bydd Arweinydd y Prosiect yn cadarnhau nad oes dim wedi newid ac yn mynd rhagddo â chyhoeddi'r ddogfennaeth derfynol.

Swyddi newydd

Lle bo swyddi newydd yn cael eu creu o fewn y strwythur newydd, a lle pennwyd nad oes ymgeiswyr 'Cadarnhau mewn Swydd', bydd y swyddi hyn yn cael eu hysbysebu. I gychwyn bydd y swyddi'n gyfyngedig i'r gweithwyr hynny yn y maes gwasanaeth sy'n cael ei ad-drefnu (Atodiad I). Fel rheol bydd swyddi newydd yn cael eu rhyddhau i'w hysbysebu ar sail haen wrth haen. Bydd y broses dethol yn unol â gweithdrefn 'Recriwtio a Dethol' yr Awdurdod.

Cadarnhau mewn swydd

Mae 'Cadarnhau mewn Swydd' yn briodol lle asesir bod swyddi cymharol rhwng yr hen strwythur a'r strwythur newydd o ran y dyletswyddau/cyfrifoldebau (a ddiffinnir fel o leiaf 70% o'r swydd o fewn y strwythur newydd) a gradd cyflog (fel rheol ni fydd hyn yn fwy nag un radd yn uwch neu'n is na gradd cyflog bresennol y gweithiwr). Rhaid bodloni'r meini prawf hanfodol ym manyleb y person yn llawn neu o fewn cyfnod rhesymol o hyfforddiant a chymorth fel arfer heb fod yn fwy na 12 wythnos.

Hysbysir staff drwy lythyr ei bod yn ofynnol iddynt lenwi ffurflen(ni)'Asesiad Priodoldeb' ar gyfer eu hasesiad.  (Atodiad C and D)

Dim ond pan fodlonir yr amodau uchod, a phan fo swyddi digonol i'r ymgeiswyr cymwys, y gellir defnyddio Cadarnhau mewn Swydd.

Rhaid i reolwyr sy'n gyfrifol am gwblhau'r 'Ffyrflen Asesiad Priodoldeb' sicrhau bod eu penderfyniadau'n seiliedig yn unig ar ymresymu ffeithiol a gwrthrychol y bydd yn rhaid ei gyfiawnhau a rhoi tystiolaeth amdano.

Cyn y gellir cadarnhau unrhyw ganlyniadau, rhaid i Adnoddau Dynol fod wedi cael gwybod am y penderfyniadau a wnaed a chael yr holl wybodaeth berthnasol. Yna gellir hysbysu staff a ydynt wedi'u cadarnhau mewn swydd ai peidio. Efallai y bydd adegau lle ystyrir bod swyddi cymharol, ac ymgeiswyr cymwys (fel y nodir uchod) ond nad oes digon o swyddi ar gyfer y rhestr staff. Rhaid ystyried hyn yn y cam cynllunio.

Yn y sefyllfa hon, rhaid gweithredu meini prawf ar gyfer dethol er mwyn penderfynu pwy a benodir i'r swyddi sydd ar gael. Gellid dethol drwy asesiad pen bwrdd ar sail matrics y cytunwyd arno neu drwy gyfweliad Dethol. Dylai rheolwyr ofyn am gyngor gan Ymgynghorydd Adnoddau Dynol. Gweler y canllawiau ar gyfer Dethol adeg Dileu Swyddi, Atodiad E neu Atodiad G.

Mewn perygl

Mewn sefyllfaoedd lle bo gweithwyr heb gael eu cadarnhau mewn swyddi a hefyd heb lwyddo i gael unrhyw un o’r swyddi newydd sydd ar gael yn y maes gwasanaeth sy'n cael ei ad-drefnu, fel rheol datgenir eu bod 'mewn perygl' o gael eu swyddi wedi'u dileu. Y pryd hwn, cânt eu rhoi ar y Gofrestr Adleoli Staff gorfforaethol. (Gweler y Polisi a'r weithdrefn Dileu Swyddi).

Bydd yr Awdurdod yn mabwysiadu dull rhesymol er mwyn lleihau'r 'risg' i weithwyr. Mae'n hanfodol bod y materion hyn yn cael eu trafod yn y cam cynllunio, a gallant gynnwys mesurau ynghylch cynlluniau recriwtio, swyddi dros dro, a dileu swyddi/ymddeol yn gynnar yn wirfoddol.

Os yw gweithiwr o'r farn y dyfarnwyd swydd iddo'n anghywir neu iddo gael ei ddiystyru'n annheg o gael asesiad am swydd benodol yn y strwythur newydd, gall wneud cais am adolygu'r penderfyniad hwnnw. Dylid gwneud hyn yn ysgrifenedig gan esbonio'r rhesymau o fewn 7 diwrnod calendr ôl derbyn yr hysbysiad sy’n nodi ar gyfer pa swyddi y cafodd y gweithiwr ei (h)asesu neu beidio.

Caiff yr adolygiad ei gynnal gan Gyfarwyddwr yr Adran (neu swyddog priodol enwebedig, ond nid y swyddog sy'n arwain/noddi'r prosiect) gyda chefnogaeth Ymgynghorydd Adnoddau Dynol. Bydd yr adolygiad yn ystyried a roddwyd sylw i’r holl wybodaeth briodol a chywir wrth benderfynu, ac a ddilynwyd y broses briodol.

Os yw gweithiwr yn gwneud cais am adolygiad o'r broses oherwydd y dewiswyd dileu ei swydd, gweler y Weithdrefn a'r Polisi Dileu Swyddi. Mae canlyniad yr adolygiad hwn yn derfynol o ran y broses.

Os cynigir swydd ar radd is, neu os bydd yr amodau a'r telerau sydd ynghlwm wrth y swydd yn niweidiol o ran cyfanswm y pecyn tâl, bydd cyfnod o 12 wythnos o addasiad tâl yn weithredol. Mae hyn i gynorthwyo'r gweithiwr i addasu i'r amodau newydd cyn y gostyngir y tâl. Ni fydd cynyddrannau tâl a oedd yn gysylltiedig â'r swydd flaenorol yn cael eu rhoi yn ystod y cyfnod addasu, sef 12 wythnos. Bydd cynyddrannau tâl yn weithredol pan drosglwyddir i radd y swydd newydd.

Bydd yr amodau a thelerau cyflogaeth a'r tâl newydd yn weithredol o ddiwedd y cyfnod addasu, sef 12 wythnos, neu pan fydd cyfanswm tâl y swydd newydd yr un fath/yn fwy na chyfanswm tâl y rôl flaenorol, pa un bynnag a fydd yn digwydd gyntaf.

Lle bo gweithwyr yn y maes gwasanaeth sy'n cael ei ad-drefnu wedi'u contractio ar sail cyfnod penodedig neu dros dro, gellir eu hystyried ar gyfer swyddi newydd a gellir eu hystyried ar gyfer 'cadarnhau mewn swydd'. (Gweler y Canllawiau ynghylch Gweithwyr Dros Dro/Cyfnod Penodedig).

Rhaid nodi, er hynny, na all gweithiwr dros dro sy'n cyflenwi ar ran deiliad parhaol swydd, e.e. mewn sefyllfa lle bo secondiad neu gyfnod mamolaeth, ddisodli’r gweithiwr parhaol.

Gall gweithwyr sydd wedi'u secondio i swydd yn y maes gwasanaeth sy'n cael ei ad-drefnu gael eu hystyried ar gyfer swyddi newydd a gellir eu hystyried ar gyfer 'cadarnhau mewn swydd'.

Dylid nodi, fodd bynnag, na all gweithiwr a secondiwyd sy'n cyflenwi ar ran deiliad parhaol swydd ddisodli'r gweithiwr parhaol.

Os bydd gweithiwr ar secondiad y tu allan i'r maes gwasanaeth sy'n cael ei ad-drefnu, caiff y gweithiwr ei (h)ystyried yn unol â'i swydd barhaol yn y maes gwasanaeth.

I'r gweithwyr hynny sy’n cael eu cadarnhau mewn swydd ac yr adleolir eu gweithle o ganlyniad i'r broses ad-drefnu, bydd milltiroedd ychwanegol yn berthnasol. Cysylltwch â'r tîm Adnoddau Dynol am gyngor.

Rhaid i bob gweithiwr fabwysiadu agwedd gadarnhaol, agored a theg a gofalu y cedwir at Bolisi Cydraddoldeb ac Amrywiaeth yr Awdurdod ac y caiff ei weithredu’n gyson heb ystyried hil, lliw, cenedligrwydd, gwreiddiau ethnig neu genedlaethol, anabledd, crefydd a chred neu ddiffyg cred, oed, rhyw, ailbennu rhywedd, hunaniaeth rywedd a mynegiant rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, beichiogrwydd neu famolaeth, statws priodasol neu bartneriaeth sifil.

Yn ogystal, mae Safonau'r Gymraeg yn gofyn i ni 'sicrhau nad yw'r iaith yn cael ei thrin yn llai ffafriol na'r Saesneg' a dylid defnyddio'r egwyddor hon wrth gymhwyso'r egwyddor hon.

Os oes gennych unrhyw bryderon cydraddoldeb ac amrywiaeth ynghylch gweithredu’r polisi a’r weithdrefn hon, dylech gysylltu ag aelod o’r Tîm Adnoddau Dynol a fydd, os oes angen, yn sicrhau y caiff y polisi/gweithdrefn ei hadolygu yn ôl y galw.

• Y Weithdrefn a'r Polisi Ad-drefnu (.pdf)
• Atodiad A - Templed Cynllun Prosiect Ailstrwythuro (.doc)
• Atodiad B - Llythyr Ymgynghori (.doc)
• Atodiad C - Llythyr Ystyried Ar Gyfer Swydd (.doc)
• Atodiad D - Ffurflen Asesiad priodoldeb (.doc)
• Atodiad E - Cardanhau Mewn Sydd - Llythyr Cynnig (.doc)
• Atodiad F - Cardanhau Mewn Sydd - Gwahoddiad i Gyfweliad (.doc)
• Atodiad G - Llythyr Aflwyddiannus (.doc)
• Atodiad H - Hysbysu Staff Am Swyddi Newydd (.doc)
• Atodiad I - Mynegi Diddordeb Mewn Swydd Newydd (.doc)
• Asesiad o'r Effaith Cydraddoldeb (.doc)
• Rhestr Wirio ar Gyfer Newid - Iechyd a Diogelwch Galwedigaethol
• Cyfyngiadau ar Weithgarwch gwleidyddol Arweiniad